Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего. Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Нормы трудового законодательства не предполагают серьезных ограничений при возложении на сотрудников дополнительных трудовых обязанностей. Но если работодатель допустит ошибку при документов – то возможны вопросы и санкции со стороны органов, осуществляющих контроль. Часто у работодателя возникает вопрос о том, можно ли возложить на сотрудника обязанности без доплаты.

Дополнительные обязанности: как вменить работнику

Здесь стоит обратиться к статье 60 Трудового кодекса. Согласно этой норме от сотрудников нельзя требовать выполнения обязательств, которые не содержатся в изначальном между ними и работодателями.

На каждом предприятии составляются специальные должностные инструкции, которые подробно описывают круг обязанностей. Часто он достаточно широк и без дополнительных нагрузок.

С этим документом, как и со своими обязанностями, сотрудник должен ознакомиться в день, когда он подписывает соглашение со второй стороной.

Возможны следующие варианты при необходимости выполнить дополнительную работу:

1. Стандартное оформление совмещения должностей. При этом опираться рекомендуется на положения статьи 60.2 ТК РФ. Это значит, что к действующему договору подписывается дополнительное соглашение.
2. Сотрудника нанимают как внутреннего совместителя на еще одну должность. Здесь главная опора – статья 60.1 ТК РФ. Тогда оформляют ещё одно Трудовое Соглашение.

При любом варианте не обойтись без выплаты сотруднику дополнительного вознаграждения.

Трудовой Кодекс вопрос оплаты никак не регламентирует. Потому этим занимается сам руководитель совместно с подчиненными. Важно прийти к компромиссу, который устраивает всех.

Новые обязанности без доплаты: возможно ли?

Возможно ли возложить обязанности без доплаты

И здесь можно найти решение, но допустимо применить только два способа.

Указание соответствующей информации в . Надо написать, что на время отсутствия сотрудника со схожими функциями возможно выполнение его работы другими членами коллектива. Отдельно сообщается о том, что дополнительной платы для таких ситуаций не предусмотрено.

Но такой способ актуален только при временном отсутствии сотрудника. И в том случае, когда функции действительно схожи. Этот вариант нельзя использовать, если первоначально соответствующая информация в Трудовом Договоре отсутствует.

Внесение изменений в должностные инструкции. В данном случае предполагается изменение трудовой функции у гражданина. Значит, меняется и сам трудовой договор, для чего оформляют дополнительное соглашение.

Главное – точно указать, какой документ и в какой редакции теперь становится основным. Без согласия трудящегося и такое решение использовать невозможно.

Руководство компании само должно решить, какой из вариантов будет целесообразнее.

Временный перевод и совмещение: особенности

Такой перевод – один из самых удобных вариантов оформления в таких ситуациях. Сроки временных переводов зависят обычно от того, какой была причина.

Например, можно установить, что исполнение новых обязанностей заканчивается, когда основной сотрудник выходит из . В некоторых случаях для этого не требуется даже согласия от сотрудника. Например, когда назрела общая производственная необходимость.

Совмещение обычно оформляются, если основные сотрудники уходят в декрет либо в длительные отпуска. Здесь на помощь приходит статья 60.2 Трудового Кодекса.

Предполагается, что совместитель выполняет как свою основную работу, так и дополнительную. Данный период обычно также связан со следующими понятиями и явлениями:

1. Перерасчет заработной платы, в большую сторону.
2. Значительное расширение по зоне обслуживания.
3. Увеличение непосредственного объёма работы.

В случае оформления устных договоренностей

Устная договоренность о возложении обязанностей на сотрудника

Устная договоренность позволяет избежать множества формальностей. Руководителю не придется тратить много времени на документальное оформление.

Но такие договорённости меньше всего защищают сотрудника, если говорить о правовой точке зрения. Ведь не корректируется, а оклад не подвергается перерасчету.

То есть, на сотруднике смыкаются сразу две штатные единицы. А дополнительное вознаграждение у него отсутствует.

Работник имеет полное право отказаться принимать на себя обязанности человека, который в настоящее время находится в отпуске. Но часто случается так, что после отказа работодатель грозится уволить.

Но в такой ситуации закон на стороне подчинённых. Если увольнение всё-таки происходит, то появляется полное право обратиться в суд с тем, чтобы защитить свои права. При положительном исходе дела гражданина без проблем восстанавливают в должности.

Замещение руководителей: некоторые особенности

Любой – это самое важное лицо, от которого зависит дальнейшая успешная деятельность предприятия. Потому и процедура замещения требует ответственного подхода.

Опытный директор всегда заранее договаривается с тем, кто будет его замещать. Для этого оформляются все документы, оговариваются особенности.

Главная особенность – в необходимости оформить так называемую доверенность на замещение и выполнение обязанностей. Надо отдельно сказать о том, что заместитель имеет право подписывать документы, использовать фирменные штампы и печати при необходимости.

Правильное составление приказа

Приказ о возложении обязанностей

Правильное документальное оформление позволит всем участникам процесса быть уверенными в том, что их права защищают. Кроме того, это гарантирует безопасность, когда речь идет о государственных инспекционных проверках.

Первый этап – получение согласия от работника обязательно – в письменной форме. Например, можно сделать предложение о должностей.

На втором этапе приступают к составлению самого приказа. Здесь пишут о сроке действия документа, описывают сами обязанности, с которыми придётся столкнуться. Не обойтись без определения размера вознаграждения.

Приказ регистрируют при помощи специального журнала, где документу присваивают отдельный номер. Сотрудник должен быть ознакомлен с документом под личную роспись.

О дополнительных обязанностях в рамках одной должности

В нормативных документах отсутствуют четкие по составлению должностных инструкций. Существуют только специальные рекомендации от Роструда.

Потому оформление документов остаётся исключительно добровольным делом для работодателей. Форма такой документации остается произвольной. Руководители предпочитают составлять инструкции, потому как они выполняют сразу несколько функций:

• составление конкретно под каждого работника в зависимости от ситуации;
• устранение дублирования похожих рабочих задач;
• разграничение ответственности;
• снятие возможных разногласий;
• значительное упрощение организации труда.

За основу можно взять Единый тарифно-квалификационный справочник по работам и обязанностям. Но многие его положения считаются устаревшими и не отражают текущих потребностей руководителей. Местные органы власти имеют право принимать свои поправки к данному положению.

1. Связаны с текущими изменениями по условиям труда.
2. Их причиной стала техническая реорганизация предприятия.
3. Обязательно включение их в квалификационную характеристику.

В других ситуациях надо оформлять дополнительное соглашение.

Совмещение профессий: о введении условий либо их изменении

Документальное оформление совмещения

Обычно такую схему применяют для персонала, который относится примерно к одной и той же категории. Например, друг друга могут заменять сотрудники, относящиеся к одному и тому же отделу. Ведь тогда гражданин лучше знаком со спецификой предстоящей работы, эффективнее справится со своими обязанностями.

Главное – чтобы любое решение по совмещению сопровождалось соответствующим , оформленным по всем правилам. В документе должны быть прописаны все моменты, имеющие значение:

• описание полных объемов дополнительного труда;
• размер суммы, которая планируется к доплате;
• точный период, на протяжении которого понадобится совмещать две должности.

Сотруднику обязаны высылать дополнительные уведомления, если соответствующая доплата уменьшается, корректируется каким-либо образом. Документ должен прийти за несколько месяцев до непосредственного вступления изменений в силу.

За исключением случаев, когда нововведение предполагало наличие ограниченного срока действия. О таких обязательствах написано в статье 72 Трудового Кодекса РФ.

Несколькими служащими одновременно может проводиться совмещение должности, на которые открываются дополнительные вакансии. Отдельно с каждым претендентом обсуждается доплата за такую работу, ее текущий размер.

Главное правило – совместная сумма по доплате не должна быть больше одиночного оклада по совмещаемой должности. Иначе сам факт совмещения потеряет привлекательность с экономической точки зрения.

Сама конкретная сумма устанавливается лично, между руководителем и его подчиненными. Доплату обычно осуществляют только за часы, которые были отработаны фактически. Это происходит, когда смена совмещается не в полном объёме.

Примеры из практики

Работник занимает должность , в связи с чем получает оклад в 6200 рублей. У него есть младший коллега с заработной платой, равной 5500 рублям. И на определенный период времени он теряет трудоспособность.

Замещение заболевшего сотрудника по договорённости с работодателем предполагает наличие 60% доплаты от оклада отсутствующего. Благодаря чему за один месяц заработная плата составит до 9920 рублей.

При таком вознаграждении работодатель не сталкивается с серьезными дополнительными тратами. Ведь за перечисление отвечает Фонд социального страхования. Замещение связано с временной нетрудоспособностью.

А вот отправление в длительную командировку – другой случай, здесь платит именно руководитель.

Согласно Трудовому законодательству, любая работа – и основная, и дополнительная должна выполняться только за отдельную плату. Такое положение создано для полноценной защиты гражданских прав любых категорий населения.

В должностной инструкции часто пишут о том, что временно отсутствующие сотрудники могут замещаться бесплатно. Но такие положения полностью нарушают действующие законы. Потому стоит обращаться в вышестоящие органы для разрешения спорной ситуации.

Смотрите видео о должностных инструкциях:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Трудовое законодательство регулирует взаимоотношения между работодателем и работником в любых моментах. Случаются ситуации, когда сотрудник длительное время не может выполнять должностные обязанности в силу уважительных причин.

Это может быть отпуск, больничный лист, длительная командировка, обучение и многие подобные факторы. При этом хозяйственная деятельность работодателя остановиться не может, а, значит, на время отсутствия работника его обязанности должен кто-то выполнять.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Временное отсутствие работника приводит к исполнению его обязанностей другим лицом, которым может выступать конкретный сотрудник компании или специалист со стороны.

Пять простых шагов, которые позволят грамотно и продуктивно заменить сотрудника на время пока он не может являться на свое рабочее место:

1. Определить вариант кадровой перестановки.
2. Получить письменное согласие назначаемого лица.
3. Заключить дополнительное соглашение к трудовому контракту.
4. Подтвердить кадровые перестановки приказом.
5. Установить порядок и суммы доплат.

На каждом этапе важно знать все нюансы кадровых операций, которые закреплены в Трудовом Кодексе РФ. Прежде всего – это как оформляются все перечисленные документы, как начислять и учитывать доплату, а также порядок ее выплаты, кто вправе исполнять обязанности и как подтверждаются его полномочия.

Трудовой Кодекс: исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Трудовой Кодекс рассматривает три варианта исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником этой же компании без освобождения от основных обязанностей:

• совмещение;
• увеличение объема работ;
• исполнение обязанностей.

Статья 60 ТК РФ оповещает , что исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника характеризуется рядом особенностей:

1. Возможностью исполнять обязанности как по одноименной специальности , так и по прочим профессиональным квалификациям, в пределах компетенции и навыков назначаемого сотрудника.
2. Оба работника должны трудиться у одного работодателя.
3. Не допускается по пустующим рабочим местам.
4. Является оплачиваемой операцией . Сумма доплаты зависит от соглашения между работодателем и исполнителем (статья 151 ТК РФ).
5. Требует письменного согласия сотрудника.
6. Список обязанностей и сроки исполнения устанавливаются дополнительным соглашением.
7. Работодатель или работник вправе досрочно написать отказ от временных кадровых изменений . Это возможно только при наличии письменного предупреждения противоположной стороне, предъявленного за три дня до даты отмены дополнительного соглашения.

В случае когда сотрудник на определенное время освобождается от своих обязанностей, чтобы выполнять работу отсутствующего коллеги, кадровым специалистом оформляется не замещение, а перевод на другую должность. Порядок и условия такой кадровой перестановки регламентируется статьей 72 ТК РФ.

Как работать по совместительству?

Совместительством называют объем работ не по своей профессии, на который работник тратит свободное от основной деятельности время. В этом случае дополнительная работа и заработок за нее должны быть регулярными.

Различают совместительство:

• внутреннее , выполняемое сотрудниками в пределах одной организации;
• внешнее , когда специалист работает на нескольких работодателей.

Согласно трудовому законодательству совместительство характеризуется рядом условий:

• в штатном расписании на совместителя устанавливается оклад, а в трудовом контракте обязательно указывается, как будет числиться сотрудник;
• длительность рабочего дня по совместительству при исполнении работником прочих должностных обязанностей ограничена 4 часами или ½ ставки. В нерабочие дни совместитель может работать полную смену;
• за месяц совместитель может отработать не больше половины нормы рабочего времени, установленной законодательством на этот период для конкретной категории профессии;
• оплачивается пропорционально отработке или по прочей технологии, установленной соглашением;
• совместителя включают в график отпусков по срокам, идентичным отпуску у основного работодателя;
• данная форма исполнения трудовых обязанностей регистрируется отдельным договором, табельным номером и строкой в документах учета кадров.

Совместительство выступает формой вторичной занятости и, если позволяет время, может осуществляться одновременно у нескольких работодателей или по нескольким должностям. Все вопросы совместительства регулируются статьями 60, 282-288 ТК РФ.

Особенности совмещения работника во время его отсутствия

В отличие от совместительства совмещение представляет собой дополнительную работу, которую один работник выполняет во время отсутствия другого, наряду со своими основными обязанностями.

Это кадровая перестановка имеет свои нюансы:

• проводится только внутри одного предприятия;
• позволяет совмещать не только себе подобные должности , но и обязанности по другим профессиям;
• выполнение обязанностей проводится параллельно своей работе в пределах установленной продолжительности рабочего дня;
• в обязательном порядке требует двухстороннего согласия;
• сопровождается приказом руководителя и дополнительным соглашением;
• оплачивается работодателем;
• на законных основаниях обе стороны вправе расторгнуть соглашение досрочно с предварительным предупреждением противоположной стороны.

Многие работодатели наряду ежегодным графиком отпусков, составляют самопроизвольный график совмещений. Уже в начале календарного года подготавливается список должностных обязанностей, которые не могут не выполняться для получения эффективных результатов деятельности компании.

Дополнительно просчитываются предполагаемые суммы для оплаты совмещения работников, уходящих в отпуск. Просчитанные плановые выплаты закладываются в бюджет организации на год. Запланированную сумму немного завышают, так как учитывают, что в течение года кадры болеют, учатся и т. п.

Кадровое замещение — что это?

Один из вариантов оформить исполнителя должностных обязанностей временно отсутствующего сотрудника – это провести кадровое замещение.

Самого понятия замещения трудовым законодательством не рассматривается, а потому в отношении этого кадрового процесса в ТК не устанавливается никаких норм.

Закон регламентирует три основных формы замещения:

1. Прием на время специалиста со стороны по срочному трудовому договору . Регламентируется статьей 59 ТК РФ.
2. Кадровый перевод внутри фирмы одного работника на должность другого проводится в порядке, установленным статьей 72 ТК РФ.
3. Возложение на сотрудника должностных обязанностей временно отсутствующего персонала с совмещением собственной работы . Характеристика совмещения расписывается в статье 60 ТК РФ.

Все формы замещения имеют совпадающие особенности, а потому многие кадровые работники допускают ошибки, оформляя эту процедуру. Для выбора единственного оптимального способа, важно учесть нюансы, образовавшиеся на момент временного ухода сотрудника.

Существует замещение особых должностей на время отпуска, в отношении которых существует высокая ответственность.

К таким должностным лицам относятся:

1. Обычно, обязанности уходящего в отпуск руководителя, включая право подписи, возлагаются на его заместителя.

В таком случае доплат не производится. Если проговорить это условие в должностной инструкции, то с зам. директором каждый раз не придется заключать дополнительное соглашение.

В случае когда у директора не предусмотрено заместителей, на его место придется нанять работника со стороны или перевести другого сотрудника фирмы.

Помимо приказа и дополнительного соглашения на заместителя оформляется нотариальная доверенность на ведение дел руководителя.

1. В отношении главного бухгалтера, уходящего в отпуск, действует тот же порядок замещения.

Первоначально, обязанности переходят к его заместителю без дополнительных выплат. К прочим замещающим работникам применяется процедура оформления приказа и дополнительного соглашения. К тому же в приказе оговаривается передача право подписи, если такое рассматривается.

К заместителям директора и главного бухгалтера, помимо обязанностей переходит и ответственность. Поэтому за ошибки, совершенные во время исполнения управленческой работы, отвечают те, кто по приказу был назначен на замещение.

Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы

Исполнение обязанностей без освобождения от основной работы , образовавшееся по причине производственной необходимости, фиксируется кадровым инспектором приказом по предприятию. Трудовое законодательство не предусматривает границ сроков выполнения временной дополнительной работы.

К тому же сотрудник, исполняющий обязанности другого, параллельно исполняет свои, иными словами, не освобождается от основной деятельности. Сущность такой кадровой операции напоминает процедуру совмещения должностей.

Создание приказа должно сопровождаться внесением сведений:

• должность , к которой привлекается кадр;
• ФИО отсутствующего сотрудника;
• размер доплаты.

Доплата замещающему сотруднику

Согласно статье 151 ТК РФ доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника равняется величине, оговоренной в соглашении сторон.

Поэтому сумма оплачивается по усмотрению руководителя, может достигать 100 % зарплаты отсутствующего работника.

Но, чаще всего, временное исполнение обязанностей, выступает в формате совмещения, а, значит, назначенный сотрудник физически не справится с полным объемом дополнительной работы.

Поэтому в среднем доплаты за совмещение достигают 30-50% от суммы оклада , при этом они фиксируются в коллективном договоре и положениях об оплате труда.

Оплатить добавку за исполнение обязанностей можно:

• в процентном соотношении к заработку;
• в твердой сумме;
• в полном объеме пропорционально отработанному времени.

Что вам еще нужно знать о процедуре замещения сотрудника?

При проведении кадровой процедуры замещения от сотрудника, который будет исполнять должностные обязанности, в обязательном порядке требуется произвольная форма заявления — согласия.

Скачайте бланк и образец заявления на замещение временно отсутствующего работника.

Важно не забывать про два нюанса:

• замещение сотрудника без освобождения от основной работы не может осуществляться больше одного календарного месяца, что оговорено статьей 74 ТК РФ. После этого с работника должны снять обязанности основного рабочего места;
• в исключительных случаях персонал может совмещать должности более месяца , но это должно быть заранее оговорено в дополнительном соглашении. Закон разрешает продлить срок до одного календарного года.

В любом случае от совмещающего лица, в отдел кадров должно поступить заявление на согласие исполнять обязанности временно отсутствующего работника. для проведения операции замещения работник должен письменно указать предложение исполнять дополнительный объем обязанностей.

Официальные причины, по которым работник может временно не посещать свое рабочее место:

• оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск;
• больничный лист;
• получение образования;
• длительная командировка.

В связи с отсутствием работника, и по причине того, что производственный процесс остановиться не может, его обязанности должен кто-то выполнять.

Трудовое законодательство предлагает несколько вариантов назначения исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

Все способы объединяет финансовая сторона вопроса в виде доплаты в размере, оговоренном соглашением сторон. Не начисляют доплату при выполнении управленческих обязанностей заместителям руководящих должностей.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника ТК РФ допускает оформлять несколькими способами: с помощью временного перевода иного сотрудника предприятия, посредством поручения обязанностей кому-то из персонала без освобождения от основной трудовой функции или путем приема на работу нового работника. Во избежание конфликтов между сотрудниками и руководством, а также проблем с надзорными органами важно разобраться с особенностями оформления каждого из перечисленных способов.

Когда может понадобиться временный перевод для замещения отсутствующего сотрудника, возложение его обязанностей на другого и т. п.

Трудовым законодательством в ряде случаев работникам предоставлены гарантии освобождения от труда с сохранением рабочего места. Согласно ТК, к обстоятельствам, дающим право на это, относятся:

1. Наличие медицинского заключения, в соответствии с которым работник на срок до 4 месяцев не допускается к исполнению основной трудовой функции. При этом специалист переводится на другую (доступную ему) работу либо вовсе освобождается от выполнения обязанностей при отказе от перевода (ст. 73).
2. Ежегодный отпуск (ст. 114).
3. Командировка, в которую направляется работник по распоряжению руководства (ст. 167).
4. Прохождение промежуточной и итоговой аттестации при получении образования в заочной, вечерней или очно-заочной форме обучения (ст. 174).
5. Рождение ребенка и уход за ним: до достижения возраста 1,5 лет — с оплатой, с 1,5 до 3 лет — без таковой (ст. 256).

Существуют и иные случаи, когда работник может не присутствовать на рабочем месте с сохранением последнего, в том числе на более короткий срок. К ним можно причислить исполнение обязанностей присяжного заседателя (равно как и иных общественных и государственных обязанностей, установленных законом), прохождение медицинских осмотров, сдачу донорской крови, дополнительные отпуска при наличии ребенка-инвалида и др.

В таких ситуациях обязанности отсутствующего работника должен выполнять кто-то другой. Оформить замещение можно различными способами:

• временным переводом другого работника на место отсутствующего (ст. 72.2);
• возложением обязанностей отсутствующего сотрудника на одного из его коллег без перевода (ст. 60.2);
• заключением срочного трудового договора с другим работником (ст. 59).

Выбор способа замещения зависит от решения работодателя, которое, в свою очередь, принимается с учетом целого ряда факторов (о них подробнее поговорим ниже). Представляется, что целесообразно делать его исходя из продолжительности отсутствия основного работника и условий, в которых выполняется его трудовая функция.

Временный перевод на период отсутствия основного работника для исполнения его обязанностей

Положения ст. 72.2 ТК РФ закрепляют возможность перевода работника, в том числе для исполнения обязанностей сотрудника, который на рабочем месте временно отсутствует, но при этом имеет право вернуться на работу после того, как основания отсутствия будут исчерпаны. По общему правилу (в соответствии с ч. 1 указанной нормы) такой временный перевод возможен лишь в случаях, когда работник сам изъявляет на него согласие (при этом согласие оформляется обязательно в письменном виде).

Однако ч. 3 определено особое условие, когда получение согласия на временный перевод от работника получать необязательно. Это допустимо, если необходимость такого перевода вызвана обстоятельствами, носящими характер чрезвычайных, необходимостью их предотвращения либо устранения их последствий. Срок такого перевода не может превышать календарного месяца.

Временный перевод в рамках ч. 3 может быть произведен только на должность, для замещения которой требуется квалификация не ниже, чем на должность, замещаемую работником до перевода. Если же работник дает свое согласие, то его можно перевести и на менее квалифицированную работу — однако в этом случае законодательство гарантирует такому специалисту заработную плату не ниже средней по основному месту.

При правильном оформлении подобного перевода невыход на работу переведенного работника является основанием для привлечения его к дисциплинарной ответственности, о чем свидетельствует в том числе раздел постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» от 17.03.2004 № 2, посвященный изменению трудового договора.

Не знаете свои права?

Исполнение функций временно отсутствующего работника путем возложения его обязанностей на другого сотрудника без отрыва от основной работы

Урегулирование вопроса исполнения функции отсутствующего определенное время работника другим сотрудником предприятия (организации) без освобождения от основного труда осуществляется в соответствии со ст. 60.2 ТК. Оформляется процедура возложения обязанностей в таком случае внутренним правовым актом, которым определяется перечень и объем возлагаемых обязанностей, размер доплаты за их исполнение и срок, на который указанные обязанности возлагаются на другого специалиста.

Для осуществления подобной процедуры требуется, чтобы были соблюдены следующие условия, установленные ч. 1 и 2 указанной статьи:

1. Руководством предприятия от работника, на которого планируется возложить обязанности, должно быть получено письменное согласие.
2. Дополнительная работа должна выполняться в течение рабочего дня, продолжительность которого устанавливается в соответствии с внутренними правилами.
3. Увеличенный объем работ должен осуществляться в той же организации, где находится основное место работы сотрудника.
4. Такая работа должна оплачиваться дополнительно (размер оплаты устанавливается по взаимному согласию сторон).

Увеличение объема выполняемой работы может быть связано с выполнением функции отсутствующего работника как той же профессии, так и иной. Например, при уходе в отпуск одного из работников бухгалтерии его обязанности могут быть возложены на любого другого бухгалтера (с его согласия), за счет чего у последнего фактически просто увеличивается объем работы. Примерно такая же ситуация возникает, например, при возложении обязанностей курьера, пребывающего в отпуске, на секретаря. Однако в этом случае увеличение объема происходит уже за счет выполнения обязанностей работника иной профессии.

Временное замещение отсутствующего работника вновь принятым на работу

В случае длительного отсутствия основного работника на рабочем месте на законных основаниях целесообразно прибегнуть к заключению срочного трудового договора с новым специалистом. Данная процедура законодательством допускается (ч. 1 ст. 59 ТК) и регулируется общими нормами главы 11 ТК о порядке оформления трудовых отношений.

Главной особенностью заключения договора с работником, который принимается на период невозможности исполнения трудовых обязанностей основным специалистом, является обязательность упоминания о том, что он заключается на определенный срок, с указанием такого срока. Срок, на который новый работник принимается на предприятие, зависит от длительности отсутствия основного специалиста, но по правилам ст. 58 ТК не может превышать 5 лет. Если же по какой-либо причине условие о времени действия в договоре отсутствует, он считается заключенным на неопределенный срок. В итоге при выходе основного работника неизбежны серьезные правовые проблемы, т. к. просто уволить замещающего в этом случае нельзя. Таким образом, при заключении договора в такой ситуации следует предельно внимательно отнестись к пункту о сроке его действия.

ВАЖНО! Вместо конкретной даты окончания трудового договора допускается указание на то, что он заключается до момента выхода на работу основного сотрудника (абз. 1 ч. 1 ст. 59 ТК). В таком случае сложностей с увольнением замещающего работника не будет.

Другой особенностью регулирования трудовых отношений с таким работником является возможность установления испытательного срока. Так, если лицо принимается для выполнения работы на срок до 2 месяцев, испытание ему установлено быть не может в силу п. 7 ч. 4 ст. 70 ТК. Если же срок выполнения трудовой функции предполагается до 2 до 6 месяцев, то испытание в договоре предусмотреть можно, но его срок будет отличаться от общего и не может превышать 2 недель, на основании ч. 6 той же статьи.

В остальном оформление трудовых отношений строится на общих принципах и регулируется общими нормами, вне зависимости от срока действия договора.

Исчисление сроков окончания исполнения обязанностей временно отсутствующего работника

Наиболее актуально вопрос особенностей исчисления срока окончания договора стоит при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника принятым на работу новым специалистом. По общему правилу в трудовом договоре в этом случае указывается не точная дата его окончания, а событие, являющееся основанием прекращения трудовых отношений.

Кроме того, согласно ч. 1 ст. 79, в случае указания в трудовом договоре условия о том, что новый сотрудник принимается на временной основе до выхода основного работника, предупреждать о прекращении такого договора работодатель не обязан. В таком случае днем окончания исполнения трудовой функции (и, соответственно, увольнения) является день выхода на работу основного специалиста.

Аналогичная ситуация складывается и при возвращении работника, временно переведенного для исполнения обязанностей отсутствующего, на его прежнее место. Увольнение замещающего в такой ситуации осуществляется в тот день, когда основной работник приступил и исполнению своих обязанностей, что следует как из ч. 1 ст. 72.2, так и из нормы, указанной выше.

В случае возложения обязанностей отсутствующего работника на иное лицо в распорядительном документе часто (законодательно это никоим образом не запрещается) указывается точный срок исполнения таких обязанностей, который может быть продлен впоследствии по взаимной договоренности сторон. Освободить от исполнения обязанностей досрочно работодатель имеет право, лишь предупредив вторую сторону предварительно за 3 дня. При этом может возникнуть ситуация, когда основной работник уже исполняет свои обязанности, а специалист, на которого они были временно возложены, от них еще не освобожден. Во избежание данной коллизии рекомендуется дополнение указания срока возложения обязанностей в соответствующем приказе пометкой «но не далее чем до выхода на работу основного работника».

Итак, для замещения основного специалиста работодатель может перевести другого работника, возложить обязанности на него без отстранения от основной работы либо по своему усмотрению заключить трудовой договор с иным лицом. Для возложения обязанностей и временного перевода по общему правилу требуется письменное согласие работника. Прием нового работника на временно вакантное место осуществляется с особенностями (указанием на срочность договора, укороченным сроком испытания или его отсутствием). Днем прекращения исполнения обязанностей является день возвращения основного специалиста к выполнению своей трудовой функции.

Близится сезон отпусков, и нужно позаботиться о том, чтобы уход работников в отпуск не привел к сбоям в деятельности организации. Рассмотрим, как распределить обязанности временно отсутствующего работника.

Варианты возложения на работника обязанностей временно отсутствующего

Поручить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника другому сотруднику организации можно в порядке:

О том, как оформить внутренний перевод и оплатить работу за время перевода, читайте: 2009, № 19, с. 77

• временного совмещения, увеличения объема работы или расширения зоны обслуживания (так называемого замещения);
• внутреннего совместительства;
• временного перевода.

Эти варианты очень похожи. Но оформляются и оплачиваются они по-разному. Выбрать оптимальный вариант вам поможет эта таблица.

Критерий	Замещениест. 60.2 ТК РФ	Внутреннее совместительствост. 60.1 ТК РФ	Временный переводст. 72.2 ТК РФ
Время выполнения дополнительной работы	В течение рабочего дня наряду с основной работой	За пределами рабочего дня, но не более 4 ч в деньст. 284 ТК РФ	В течение рабочего дня с освобождением от основной работы
Оформление	Дополнительное соглашение к трудовому договорустатьи 57 , 60.2 ТК РФ	Отдельный трудовой договорст. 282 ТК РФ	Дополнительное соглашение к трудовому договору
Размер оплаты	Определяется по соглашению между работником и работодателемст. 151 ТК РФ	Оплачиваетсяст. 285 ТК РФ : <или> пропорционально отработанному времени; <или> в зависимости от объема выполненной работы; <или> на условиях, определенных трудовым договором	Оклад (тарифная ставка) по выполняемой работе
Запись в трудовой книжке	Не вносится	Вносится по просьбе работникаст. 66 ТК РФ	Не вносится

Об особенностях оформления кадровых документов на внутренних совместителей и оплаты их труда читайте: 2008, № 21, с. 16

Конечно, выбор за вами. Но все же замещение, пожалуй, самый оптимальный из трех вариантов на время отпуска. Ведь работника не придется освобождать от исполнения его собственных обязанностей. Поэтому мы хотим рассказать о том, как правильно оформить и оплатить именно замещение.

Договариваемся с работником

Итак, работник, наряду со своей основной работой, будет выполнять дополнительные обязанности в пределах установленной для его основной работы продолжительности рабочего времени за счет уплотнения своей работы в течение рабочего дня. Ему может быть поручена как работа, аналогичная той, которую он выполняет (увеличение объема работы, расширение зоны обслуживания), так и работа по другой должности/профессии (совмещение).

Замещение - наиболее удобный способ возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого сотрудника. Ведь работник выполняет дополнительные обязанности наряду со своими в течение рабочего дня.

На одного работника можно возложить исполнение обязанностей даже нескольких отсутствующих работников, если он имеет возможность справляться с этой дополнительной нагрузкой в течение установленной для него продолжительности рабочего дня.

Но сначала нужностатьи. 60 , 60.2 ТК РФ :

• получить согласие работника на выполнение дополнительной работы;
• договориться с работником о ее оплате.

Оформляем документы

После получения согласия работника делаем следующее.

ШАГ 1. Включаем в локальный нормативный акт правила о замещении должностей

Чтобы не распределять обязанности ушедшего в отпуск работника в пожарном порядке, варианты возможного замещения должностей лучше заранее закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в правилах внутреннего трудового распорядка). Это поможет и при составлении графика отпусков. Понятно, что перераспределять обязанности лучше в рамках одного структурного подразделения или в рамках смежных профессий и должностей.

Предположим, что штатным расписанием организации предусмотрены должности:

• главного бухгалтера (1 ед.);
• старшего бухгалтера (1 ед.);
• бухгалтера (2 ед.);
• кассира (1 ед.);
• начальника отдела кадров (1 ед.);
• старшего инспектора по кадрам (1 ед.).

В правилах внутреннего трудового распорядка могут быть закреплены следующие варианты замещения должностей.

Также в локальном нормативном акте можно прописать и общие правила определения размеров доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников.

ШАГ 2. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору

В нем нужно указатьст. 60 , ст. 60.2 , ст. 151 ТК РФ :

• какая дополнительная работа поручается работнику. Если работник будет совмещать обязанности по другой должности, укажите, какие именно обязанности ему поручаются (все или только отдельные обязанности). Если же замещение происходит по аналогичной должности, то напишите, какой дополнительный объем работы должен выполнить работник;

Предупреждаем кадровика

С работником, временно замещающим другого, нужно заключить дополнительное соглашение . Одного приказа недостаточно.

• срок замещения. Это будет период нахождения замещаемого работника в отпуске, командировке, на больничном. Но имейте в виду, что «заместитель» вправе до истечения этого срока отказаться от выполнения дополнительной работы. Работодатель также может досрочно отменить замещение. Каждая из сторон (и работник, и работодатель) обязана письменно предупредить об этом другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня;

• размер доплаты за замещение. ТК РФ не устанавливает ни минимального, ни максимального размера такой доплаты. Он устанавливается с учетом объема поручаемой дополнительной работыст. 151 ТК РФ :
• <или> в твердой сумме;
• <или> в процентах от оклада (тарифной ставки) по основной или замещаемой должности.

Если выполнение обязанностей временно отсутствующего работника поручено нескольким работникам, то размер доплаты может быть одинаковым для всех либо может различаться в зависимости от объема поручаемой дополнительно работы. При этом ее размер может не ограничиваться размером оклада временно отсутствующего работника.

Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 12 марта 2007 г. № 31-ТД

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Сезон», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Смирнова А.А., действующего на основании Устава, с одной стороны и Филиппова Ксения Борисовна, занимающая должность бухгалтера, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от «12» марта 2007 г. № 31-ТД г. о нижеследующем:

1. В связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске старшего бухгалтера Рябовой И.Н. Работнику поручается исполнение всех ее обязанностей в соответствии с должностной инструкцией в период с 23 мая по 5 июня 2011 г. без освобождения Работника от исполнения обязанностей по должности бухгалтера.

2. Работнику устанавливается доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 40% оклада по должности старшего бухгалтера.

ШАГ 3. Составляем приказ о замещении

Работника нужно ознакомить с этим приказом под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Сезон»

г. Москва

Приказ

На период очередного ежегодного отпуска старшего бухгалтера Рябовой И.Н. с 23 мая по 5 июня 2011 г. возложить исполнение ее обязанностей на бухгалтера Филиппову К.Б. без освобождения ее от работы по должности бухгалтера.

Установить Филипповой К.Б. на указанный период доплату в размере 40% оклада по должности старшего бухгалтера.

С приказом ознакомлены:

Сведения о выполнении дополнительной работы не нужно вносить в личную карточку работника (форма № Т-2утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ) и в его трудовую книжкуст. 66 ТК РФ ; п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 . Вместе с тем по просьбе работника вы можете отразить их в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки.

Пример. Расчет доплаты при замещении

/ условие / В связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске старшего бухгалтера Рябовой И.Н. бухгалтеру Филипповой К.Б. с ее согласия было поручено исполнение обязанностей старшего бухгалтера в период с 23 мая по 5 июня 2011 г.

Размер доплаты за замещение составляет 40% оклада по должности старшего бухгалтера.

Оклад старшего бухгалтера 25 000 руб.

/ решение / Алгоритм действий таков.

ШАГ 1. Рассчитываем размер доплаты за месяц:

25 000 руб. х 40% = 10 000 руб.

ШАГ 2. Определяем размер доплаты за май 2011 г. На период с 23 по 31 мая 2011 г. приходится 7 рабочих дней, и размер доплаты составит:

10 000 руб. / 20 дн. х 7 дн. = 3500 руб.

ШАГ 3. Определяем размер доплаты за июнь 2011 г. На период с 1 по 5 июня 2011 г. приходится 3 рабочих дня, и размер доплаты составит:

10 000 руб. / 21 д. х 3 дн. = 1428,57 руб.

Передаем полномочия заместителю

Возможность замещения временно отсутствующего работника можно предусмотреть и при заключении трудового договора. В первую очередь это касается должностей заместителей руководителя организации или руководителя структурного подразделения. Замещение временно отсутствующего руководителя устанавливается трудовым договором с замом или его должностной инструкцией. В этом случае заключать дополнительное соглашение к трудовому договору с ним не нужно. Он будет делать это автоматически, поскольку это его обязанность в рамках трудовой функции по трудовому договору. Приказ о возложении на заместителя руководителя обязанностей отсутствующего руководителя нужен, только если у него несколько замов по разным вопросам, а замещать руководителя будет только один из них.

В трудовом договоре с замом или его должностной инструкции также необходимо отразить, имеют ли замы право подписи договоров, финансовых и других документов в этот период. Если это не оговорено, а право подписи на время отпуска заму нужно предоставить, то можно издать приказ о наделении зама полномочием на подписание документов или выдать заму доверенностьст. 185 ГК РФ .

Если заму на время отпуска предоставляется и право подписи финансовых документов, то нужно оформить временные банковские карточки с образцами его подписип. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И . На всех документах, которые будет подписывать зам, должны быть указаны должность («заместитель руководителя» («заместитель главного бухгалтера»)), его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.

Из авторитетных источников

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“ Советское Постановление о порядке и условиях совмещения содержало запрет для руководителей организаций, их заместителей, руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителей на совмещение должностейподп. «а» п. 15 Постановления Совмина СССР от 04.12.81 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (утратило силу с 10.03.2009 в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 10.03.2009 № 216) .

Этот запрет в 2003 г. был признан Верховным судом противоречащим ТК РФ в отношении руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителейОпределение Верховного суда РФ от 25.03.2003 № КАС 03-90 .

А в 2009 г. это советское Постановление полностью утратило силуПостановление Правительства РФ от 10.03.2009 № 216 . Тем самым руководители организаций и их заместители также получили право на совмещение должностей.

Если руководители высшего или среднего звена обязаны совмещать должности согласно трудовому договору или в соответствии с должностной инструкцией, то теперь для них нет никаких ограничений на доплату за совмещение. Поэтому по решению уполномоченного органа организации (совета директоров, руководителя организации) им можно производить такую доплату” .

То есть в настоящее время установление доплаты руководящему составу организации за время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника по должности остается на усмотрение работодателя.

.

Инструкция

Если речь идет об отсутствии работника в течение длительного времени, широко применяется привлечение работника на основании срочного трудового договора. Документы оформляются те же, что и при обычном приеме на работу, однако в специально оговаривается условие, что работник принимается на работу до выхода на работу временно выбывшего сотрудника ( 59 ТК РФ).

Когда на место временно выбывшего, привлекается штатный сотрудник, то к приказу должно прилагаться соглашение работодателя и работника о временном переводе. Согласие работника на временный перевод не требуется только в случае, если перевод оформляется на срок менее 1 месяца (статья 72.2 ТК РФ).

Если на штатного сотрудника, продолжающего выполнять свою трудовую функцию, дополнительно возлагаются обязанности по выполнению трудовой функции, временно отсутствующего сотрудника, то об этом оформляется приказ, форма, которого законодательством не регламентирована. Однако в таком приказе должны быть отражены фамилия, имя, отчество отсутствующего работника, его должность, а также размер доплаты за выполнение дополнительных трудовых обязанностей. Сумма доплаты устанавливается по согласованию работодателя и работника.В отношении работников, занимающих рядовые должности, используется формулировка: "Возложить на (наименование должность, фамилия, имя отчество) исполнение обязанностей (наименование должности) на время отсутствия (отпуск, командировка и др.) (фамилия, имя, отчество отсутствующего работника)". Данное распоряжение может содержаться и непосредственно в приказе об отпуске или командировке; в этом случае оба работника должны быть ознакомлены с таким приказом, копия приказа помещается в личное дело выбывающего сотрудника, а выписка из приказа – в личное дело сотрудника, который будет выполнять его функцию на время отсутствия.В отношении руководящих работников формулировка несколько другая: "Назначить (наименование должность, фамилия, имя отчество) временно исполняющим обязанности (наименование должности)". В приказе указывается причина временного выбытия работника и оговаривается размер доплаты вне зависимости от того, является ли работник заместителем руководителя по штату.

Назначение исполняющим обязанности сотрудника на вакантную должность не допускается, в этом случае должен оформляться либо временный перевод – на время поиска подходящего сотрудника для работы на постоянной основе, либо постоянный перевод с внесением соответствующих изменений в трудовой договор. Нужно иметь в виду, что в случае временного перевода работник может претендовать на то, чтобы занять должность на постоянной основе.

В соответствии со Статьей 72.2 ч.1 ТК РФ за временно отсутствующим сотрудником сохраняется рабочее место и на его должность можно назначить или принять исполняющего обязанности. Исполнение обязанностей оформляется в регламенте Статьи 59 ТК РФ в форме срочных трудовых отношений или в соответствии со Статьей 60 ТК РФ в форме временного возложения дополнительных обязанностей на другого сотрудника. Эти статьи не распространяются на замещение вакантной должности, которую занимают в выборном порядке, например на генерального директора предприятия и других не менее ответственных лиц. Это регламентировано изменениями в разъяснениях Письма Госкомтруда от 11 марта 2003 года.

Вам понадобится

• -заявление
• -срочный трудовой договор
• -приказ
• -письменное согласие
• -приказ
• -трудовой договор с указанием порядка исполнения обязанностей во время отсутствия
• -приказ
• -доверенность

Инструкция

Для оформления исполнения обязанностей в форме срочных трудовых отношений, происходит обычным способом по договору. От соискателя должно быть получено заявление о приеме на временную работу, трудовая , документы об образовании и другие, которые требуются с учетом специфики работы.

Составляется срочный трудовой договор с указанием всех условий труда, оплаты и периода трудовых отношений. Договор подписывается и работодателем, выпускается приказ об оформлении временных трудовых отношений, делается запись в трудовую книжку и личную карточку. Принятого сотрудника знакомят с должностными обязанностями, и он приступает к временному замещению отсутствующего по уважительной причине сотрудника.

Если обязанностей оформляется в соответствии со Статьей 60 ТК РФ и на сотрудника, работающего по трудовому договору на другой должности, возлагаются обязанности временно отсутствующего сотрудника, это производится как дополнительные функции.

Данное оформление может производиться только с письменного согласия самого сотрудника, оформления приказа с указанием на дополнительные обязанности, периода их исполнения и формы оплаты за дополнительную работу.

У всех руководителей высшего звена в трудовом договоре должен быть пункт о замещение их в период отсутствия и указан заместитель. На некоторых предприятиях в договоре указывают двух или трех заместителей на время отсутствия ответственных руководителей.

У всех заместителей в трудовом договоре должен присутствовать пункт об исполнение обязанностей в период отсутствия руководителя и условия оплаты труда на время замещения.

Дополнительно это указывается во внутренних нормативных актах предприятия. Если все оформлено надлежащим образом, то ни приказа, ни генеральной доверенности, на время отсутствия руководства не потребуется.

Если в трудовом договоре и во внутренних правовых актах порядок замещения высшего руководящего звена не оформлен, то на время отсутствия назначается исполняющий обязанности. Выпускается приказ о замещении, в нем указывается период исполнения обязанностей, порядок оплаты.

Дополнительно потребуется оформить доверенность в регламенте Статьи 185 ГК РФ. Она потребуется для подписания важных бумаг и возможных правовых отношений с третьими лицами, например во время важных переговоров при заключении контракта.

Исполняющий обязанности назначается в случаях, когда основной сотрудник отсутствует по уважительным причинам. Данное действие регулируется статьей 74 ТК РФ и может быть произведено путем временного перевода на другую должность или без отрыва от основной деятельности, а также оформлением срочных трудовых отношений с лицом со стороны. В зависимости от конкретной ситуации замещение оформляется документально.

Вам понадобится

• -письменное согласие сотрудника
• -приказ
• -заявление (при приеме постороннего лица)
• -срочный договор
• -приказ

Инструкция

При переводе на должность для исполнения обязанностей, необходимо получить его письменное согласие. Согласие не требуется, если замещение вызвано особыми причинами и производственной необходимостью, но только в тех случаях, если должность оплачивается одинаково с предыдущей и условия труда не стали хуже.

Также предусмотрено исполнение обязанностей без отрыва от основной должности. В этом случае работодатель выпускает приказ и указывает в нем все условия исполнения обязанностей, сроки и сумму доплаты за совмещение. В случаях совмещения, письменное согласие сотрудника является обязательным условием независимо от производственной необходимости.

Если, для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника, берут лицо со стороны, оформляется обычное трудоустройство по срочному договору с указанием начала трудовых отношений и их завершения.

От соискателя должно поступить заявление о приеме на временную работу. Также потребуется трудовая книжка, документы об образовании, ИНН, страховое пенсионное свидетельство и другие документы, в зависимости от специфики работы.

Работодатель выпускает приказ о приеме на временную работу с указанием всех условий приема.

Назначать исполнение обязанностей на вакантную, выборную, конкурсную должности нельзя. При оформлении трудовых отношений с данными сотрудниками должен быть пункт о порядке их замещения с указанием нескольких заместителей, как и у заместителей, запись в трудовом договоре о порядке исполнения обязанностей и условий работы во время замещения.

Видео по теме

Источники:

• назначить исполняющим обязанности