Как производится удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника? Пошаговая инструкция по расчету и порядок удержания отпуска использованного авансом, при увольнении работника Компенсация за неотработанные дни отпуска при увольнении.

⁰

Отработав 6 месяцев на текущем месте работы, сотрудник имеет право взять очередной оплачиваемый отпуск (возможно и раньше, по согласованию с работодателем). В случае отгула отпуска и расторжения трудового договора до завершения расчетного года, возникает задолженность по выплаченным авансом отпускным.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Это происходит тогда, когда сотрудник уже отгулял свой отпуск авансом и не отработал достаточное количество времени для погашения оплаты этих дней. Работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные при окончательном расчете с работником.

При этом право удерживать или нет отпускные работодатель оставляет за собой.

При увольнении возможны два варианта развития событий:

остаются не отгулянные дни отпуска;
образуется задолженность работника перед работодателем.

Неиспользованные дни отпуска подлежат денежной компенсации при окончательных выплатах. Отпускные при этом рассчитываются по стандартной схеме, исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

В случае возникновения задолженности организация имеет право произвести удержание оплаты использованного отпуска.

Рассмотрим, в каком случае требуется произвести удержание излишне оплаченного отпуска.

Виды отпуска и основания

Работник может воспользоваться следующими видами отпусков:

очередной оплачиваемый;
дополнительный оплачиваемый;
учебный отпуск;
отпуск по беременности и родам;
отпуск по уходу за ребенком.

Исходя из средних значений, за каждый полный отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (при 28 календарных днях отпуска). Отработав 6 полных месяцев в организации, работник имеет право взять отпуск длиной 14 дней.

В этом случае при увольнении сотрудник ничего не будет должен работодателю. Если отпуск предоставляется на больший период, выплата отпускных производится авансом.

Задолженность перед работодателем может возникать только при превышении лимита по очередному оплачиваемому отпуску. При увольнении работодатель имеет право удержать сумму дней оплаченного отпуска, которую работник не погасил на момент увольнения.

Это определяют статьи 127 и 140 Трудового кодекса РФ.

Выпускается приказ, который должен содержать в себе:

сумму удержания;
количество авансовых дней отпуска;
окончательный срок расчета;
положение о том, что сумма удержания не может составлять более 20% от общей выплаты;
ознакомление работника с приказом.

Расчет оплаты отпускных дней

При расчете оплаты очередного оплачиваемого отпуска производится расчет среднего заработка за 1 день и умножается на количество отпускных дней.

Для этого берется период работы на текущем месте, если он составляет менее 1 года, или 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если время работы превышает 1 год.

В различных организациях могут действовать локальные нормативные акты по расчету отпускных.

Важно помнить только то, что расчет по местным правилам не может ущемлять работника. Если в организации принят расчет отпускных за последние 6 месяцев, то следует рассчитать их за 12 месяцев и за 6.

Если окажется, что при расчете отпускных за 12 месяцев сумма окажется больше, следует выплатить именно ее.

Средний дневной заработок=все выплаты работнику, включая премии и другие начисления, за исключением отпускных и больничных, разделить на 12 месяцев и разделить на 29,3 (среднее количество дней в месяце по состоянию на 2020 год). Полученная цифра и будет применяться при вычислении размера отпускных.

При расчете отпускных берется в учет:

собственно заработная плата;
премии, регламентированные трудовым договором;
иные компенсации и выплаты, определяемые трудовым договором.

Не участвуют в расчете отпускных:

оплата обеда, проезда и ГСМ;
оплата листа нетрудоспособности;
материальная помощь;
сами отпускные.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Статья 140 и 127 Трудового кодекса РФ устанавливают, что при окончательном расчете увольняющемуся сотруднику должны быть выплачены все положенные ему деньги, в том числе и за неиспользованный отпуск.

В то же время, работодатель может удержать все необходимые суммы, на удержание которых работник может дать согласие, и на удержания согласно действующему законодательству.

К таким удержаниям относится и компенсация работодателю средств за выплаченный авансом отпуск, в случае если сотрудник не отработал расчетный год, на который этот отпуск был предоставлен и оплачен.

При увольнении работника до окончания расчетного года и отгуле отпуска, может возникать задолженность перед организацией. Работодатель вправе удержать неотработанный аванс.

Действует правило – из заработной платы может быть удержано не более 20% от общей суммы начисления заработной платы после вычета налогов. Это положение регламентирует статья 138 Трудового кодекса РФ.

После удержаний у человека должны оставаться гарантированные средства для существования. Одновременно с этим ограничение не накладывается на стимулирующие выплаты (премии и т.д.), они могут быть удержаны в полном объеме при необходимости погашения задолженности.

В случае превышения размера удержания по отношению ко всем окончательным выплатам работник обязуется добровольно погасить остаток возникшей задолженности перед организацией.

При отказе работодатель имеет право в судебном порядке добиваться компенсации оплаченного и неотработанного отпуска.

Важно помнить, что работодатель не обязан удерживать отпускные, начисленные авансом, это его право. Он может воспользоваться им, или нет.

Исключениями являются следующие случаи:

увольнение в результате сокращения;
увольнение при смене собственника организации;
увольнение по медицинским показаниям, при которых сотрудник признан недееспособным;
окончание срока действия трудового договора (в случае заключения срочного договора);
ликвидация организации;
в случае призыва сотрудника на военную или альтернативную службу.

В вышеперечисленных случаях работодатель не имеет права производить удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении.

Видео: Консультация бухгалтера

Проводка удержаний

На примере: работник принят 01.05.2017, полный отпуск 28 календарных дней был взят в ноябре. Заявление на увольнение подписано 01.04.2018. При расчете отпускных дней был выведен дневной средний дневной заработок 890 рублей, размер отпускных начислений составил 24 920 руб.

Сотрудник отработал 10 полных месяцев. 28/12*10=23 дня (количество отпускных дней, перекрытых отработанными месяцами), должно быть произведено удержание за 28-23=5 дней.

5 дней * сумму среднего дневного заработка при расчете отпускных 890 руб.=4450 руб. Указанная сумма может быть удержана при завершающих расчетах с работником.

В бухгалтерских документах удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении отражается следующим образом:

С целью отражения самого начисления заработной платы сотруднику используются счета 70 и 26, конкретно – Дебет счета 20 и Кредит счета 70. Удержание НДФЛ отражается с помощью счетов Дебет счета 70 и Кредит счета 68.

Для осуществления проводки удержания за неотработанные дни отпуска используется красное Сторно, отражаемое с минусом. Проводка сторнирования НДФЛ (возврат) за удержания маркируется красным цветом или пишется с минусом.

Итоговые начисления сотруднику, после вычета всех удержаний, отражаются двумя счетами 50 – при получении денег из кассы (согласие работника на возмещение), или же счетами 51 – если деньги выплачиваются через банк.

Проводка в конечном счете выглядит так: Дебет счета 70 Кредит счета 50.

Обратите внимание, что нет необходимости корректировать ранее сделанные проводки.

За счет того, что проводки удержания за неотработанные дни отпуска производятся с отрицательным значением, все значения перекрываются и отчетность становится ровной, без необходимости внесения дополнительных корректировок.

В 1С удержание за неотработанный отпуск может быть отражено как компенсация не отгулянного отпуска, но с отрицательным значением. Корректировать ранее созданные документы на выплату отпускных необходимости нет.

Все начисления по заработной плате придут в норму и не будет необходимости производить дополнительные корректировки.

Пересчет НДФЛ

Все доходы, получаемые налогоплательщиком, облагаются НДФЛ. В случае пересчета авансовых отпускных налог удерживаться не должен.

Некоторые работники просят отпуск авансом, получают деньги, после чего увольняются. Компания имеет право на удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника.

Отпускные начисляют в соответствии с количеством дней отпуска. Новый сотрудник получает право на отпуск за первый год после шести месяцев работы в компании. Отпуск можно предоставить и до истечения этого срока, если сотрудник подал заявление и компания пошла ему навстречу (ст. 122 ).

Некоторые сотрудники просят предоставить отпуск авансом и получают положенную сумму. Но иногда новый сотрудник решает уйти из компании по окончании периода отдыха. Тогда он должен вернуть деньги за время, которое не отработал. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении делают при окончательном расчете с сотрудником.

Работодатель обладает правом на удержание за неотработанный отпуск при увольнении работника

Удержание за отпуск авансом при увольнении лучше оформить до ухода работника

Если сотрудник увольняется и не возвращает деньги за неотработанные дни, компании считают, чтоб выплатили работнику больше положенного. Однако суды редко поддерживают такие исковые требования. Могут быть трудности с удержанием за неотработанный отпуск при увольнении (). Для взыскания излишних выплат в ст. 137 ТК РФ есть только три основания:

допустили счетную ошибку;
работник по своей вине не выполнил нормы труда или спровоцировал простой;
суд выявил, что работник совершил неправомерные действия и получил зарплату (см, например, ).

Чаще всего в подобных обстоятельствах суды отказывают в удержании за неотработанный отпуск при увольнении работника ( , ).

Суды редко удовлетворяют иски об удержании за неотработанные дни отпуска

В практике есть примеры, когда суды допускали удержание за неотработанные дни отпуска. Так, суд пришел к выводу, что организация вправе получить возврат. Работник уволился сразу после того, как вернулся с отдыха. Организация не вычла сумму задолженности при расчете с работником, но впоследствии подала иск. Суд поддержал истца ().

Тем не менее, суды редко придерживаются подобной позиции. Они считают, что в законодательстве есть нормы об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении, а не после расторжения трудового договора . Поэтому перед тем, как уволить работника, нужно произвести вычет из зарплаты.

(кликните, чтобы открыть)

Знать, как корректно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении – обязанность каждого бухгалтера-расчетчика. Однако практика показывает, что нередко сотрудники допускают ошибки при проведении этой операции. Выясним, на что обратить внимание бухгалтеру при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск, и как грамотно возместить переплаченную сумму.

Принципы исчисления отпускных

Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.

Ежегодный оплачиваемый отпуск оплачивается за счет средств работодателя. Для определения величины причитающихся отпускных можно воспользоваться простой формулой:

Формула расчета
Сумма отп = Сдвз (среднедневной заработок) * Кдо (количество дней отдыха).

Та же формула применяется бухгалтерами, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяют отпускные, положенные ему за реально проработанное время, и вычитают эту сумму из ранее выплаченных отпускных. Получившаяся разница составляет долг работника перед компанией.

Основной сложностью для бухгалтера при исчислении отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:

расчетного периода;
сумм начислений;
количества отработанных дней в выбранном периоде.

Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за №922 от 24.12.2007 (в актуальной редакции). Перечислим основные постулаты, которые следует знать бухгалтеру:

Если сотрудник трудится в компании более года, в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. В противном случае, необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу, в котором сотрудник отправляется отдыхать. Произвольно менять расчетный период запрещено.
В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к ФОТ, т. е. начисления за действительно отработанное время, всевозможные премии, выплаты за достижение высоких результатов, сверхурочную работу и прочее. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к юбилеям и иные выплаты, не относящиеся к ФОТ, из общего дохода исключаются, поскольку они сами определяются расчетным путем.
Если в расчетном периоде персоналу поднимали зарплату, заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.

Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.

Основания для появления неотработанных отпускных дней

Очевидно, что эту часть отпуска сотрудник получил авансом, поскольку право на очередные 2 недели отдыха возникнет у него лишь с 31.12.2019. На текущий момент работнику причиталось всего 18,64 дня (8 месяцев* 2,33 дня).

Если сотрудник решит разорвать трудовой договор с компанией до наступления указанной даты, некоторые дни отпуска окажутся неотработанными. Значит, бухгалтеру-расчетчику придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Когда работник отдыхает авансом

Ситуаций, при которых сотруднику требуется отпуск, который он еще не заработал, довольно много. Перечислим основные:

график отпусков составлен таким образом, что часть работников берет их авансом;
в связи с личными обстоятельствами специалист вынужден уходить отдыхать ранее запланированного срока;
сотрудник принимает решение уволиться, не отработав полный год;
в компании происходит сокращение штата, и часть персонала увольняют без предоставления возможности отгулять положенный отпуск.

Во всех этих случаях бухгалтеру нужно разобраться, сколько отпускных положено увольняемым работникам, и, при необходимости, осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Разберемся, как это сделать, не пренебрегая нормами трудового законодательства.

Переплаченные отпускные: удерживать или нет

Нормы в законе, вынуждающей работодателя взыскать с работника сумму переплаченных отпускных, не существует. Истребовать задолженность – право, а не обязанность нанимателя.

При решении этого вопроса рекомендуется исходить из того, по чьей инициативе расторгается трудовой договор. Если контракт разрывает работник, его обязывают погасить долг. Если трудовые отношения прекращает работодатель, он обычно прощает задолженность.

Если компания решит простить сотруднику образовавшийся долг, это следует документально зафиксировать. При увольнении работника рекомендуется заключить с ним двустороннее соглашение, где указывается сумма долга по отпускным и число дней отдыха, взятых авансом.

В документ нередко вносят пункт об отсутствии финансовых претензий, чтобы исключить саму возможность их возникновения. В остальном соглашение составляется по правилам делового оборота.

На практике большинство компаний заставляет персонал возмещать излишне выплаченные отпускные, поскольку нести дополнительные расходы не хочет никто. Следовательно, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, бухгалтеру придется исчислить сумму «лишних» отпускных. Разовраться в механизме расчета задолженности поможет разбор следующей ситуации.

Пример 2

Никодимов А. Д. устроился прорабом 01.02.2019. По согласованию с руководством первую часть отпуска он взял с 1 по 14 июня 2019 г., а вторую – с 1 по 14 сентября 2019 г. Еще будучи в отпуске, Никодимов решил уволиться. Исходя из заявления, последним днем его работы в организации было 15.09.2019.

Фактически сотрудник проработал в компании лишь 7 месяцев. За этот период ему причитается 16,31 дней отдыха (2,33 * 7). Однако сотрудник использовал свой отпуск целиком. Поскольку фирма прощать его задолженность по отпускным не захотела, бухгалтеру нужно сделать удержание отпускных при увольнении, использованных Никодимовым А. Д. авансом.

Компенсации подлежит 11,69 отпускных дней (28 – 16,31). Предположим, среднедневной заработок, исчисленный в соответствии с Постановлением №922, составил 965,80 руб. Следовательно, с сотрудника нужно удержать 11290,20 руб. (11,69 * 965,80). Как видно из примера, долг работника перед компанией оказался довольно значительным.

Каким способом удерживают отпускные

Обычно при окончательном расчете сотруднику причитаются деньги за несколько проработанных, но еще не оплаченных дней. Из этой суммы, собственно, и производятся удержания за неиспользованный отпуск при увольнении. Работнику просто выплачивают разницу между зарплатой последнего месяца и ранее начисленными отпускными. Дополнительных распоряжений для такой операции бухгалтеру не требуется, также как нет необходимости получать согласие работника на корректировку причитающихся выплат.

Иногда заработной платы для погашения долга оказывается недостаточно (в приведенном выше примере работнику причиталась зарплата всего за 1 день) или ее вовсе нет. Тогда увольняющийся должен погасить долг самостоятельно. Обычно это делается путем внесения наличных в кассу фирмы.

Бухгалтер, который делал перерасчет отпускных, оформляет сотруднику при его увольнении приходный ордер. На основании этого документа работник вносит в кассу излишне выплаченную ему сумму. Если долг погашен полностью, увольняющийся получает на руки свою трудовую книжку и прощается с работодателем.

Иногда работник отказывается возмещать перерасход, мотивируя это отсутствием средств. Наниматель может пойти ему навстречу, увеличив срок уплаты долга до 1 месяца. Если по истечении этого времени задолженность остается непогашенной, работодатель имеет право обратиться в суд для истребования средств.

Бухгалтерские проводки

Удержание отпускных при увольнении важно надлежащим образом отразить в балансе. Для этого делается запись по счетам учета зарплаты и расходов на нее. Сделанная ранее запись по отражению отпускных сторнируется, вместо нее формируется проводка на сумму компенсации при увольнении. Например,

Дт 20 – Кт 70 на сумму -15000,00 руб. (сторно ранее отраженных в балансе отпускных).

Дт 20 – Кт 70 на сумму 10000,00 (верно исчисленная сумма компенсации).

Кредитовый остаток по счету 70 означает, что удержание за отпуск при увольнении привело к возникновению долга сотрудника перед компанией. Как указывалось выше, эта задолженность обычно подлежит возмещению. Погашение может отражаться проводкой:

Дт 50 – Кт 70 (работник рассчитался с фирмой наличными).

Возможен вариант безналичного перечисления долга на расчетный счет компании, но увольняемые редко пользуются такой возможностью.

Дебетовый остаток на счете 70 показывает, что удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не повлекло за собой возникновение задолженности работника. Иначе говоря, причитающихся ему выплат хватило для компенсации переплаты по отпускным. В этом случае остаток денег выдается увольняемому наличными или перечисляется на его пластиковую карту:

Дт 70 – Кт 50 (51).

Запрет на удержание отпускных

Иногда бухгалтер мучается вопросом, как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении, но оказывается, что делать это не нужно. В ст.137 ТК РФ перечислены ситуации, при возникновении которых лишать работника ранее выплаченных ему денег запрещено. Перечислим такие причины увольнения:

добровольная или вынужденная ликвидация компании;
расторжение контрактов с высшим руководством из-за смены собственника;
призыв работника на срочную военную или альтернативную службу;
признание сотрудника нетрудоспособным (получение травмы, инвалидности, общее ухудшение здоровья);
отказ перейти на иную работу (должность) по медпоказаниям;
отсутствие у нанимателя возможности предоставить сотруднику работу, соответствующую его состоянию здоровья;
восстановление ранее уволенного специалиста в должности на основании решения инспекции по труду;
наступление любых форс-мажорных обстоятельств, делающих невозможной дальнейшую работу предприятия.

Здесь удержание уже выплаченных отпускных противозаконно. Указанные случаи обязывают руководство компании выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при несвоевременном увольнении, а не удерживать долги с персонала.

Знание перечисленных выше правил поможет бухгалтеру грамотно подходить к вопросу исчисления сумм отпускных и удерживать переплату с персонала только в оговоренных законом ситуациях. Понимать, как производится удержание переплаты за неиспользованный сотрудником отпуск при досрочном увольнении, необходимо каждому расчетчику.

Методика расчета авансовых отпускных

Если принято решение удержать переплаченные отпускные с работника, бухгалтеру нужно действовать по следующему алгоритму:

определить, сколько дней отпуска положено сотруднику;
выяснить, какое количество дней не отработано;
заново рассчитать средний заработок увольняемого;
определить причитающуюся сумму отпускных;
найти разницу между выплаченной и положенной к выплате суммой;
разобраться, что делать с суммой переплаченных отпускных.

Расчет авансовых отпускных

Рассчитаем авансовые отпускные согласно приведенной выше методике:

Количество дней неотработанного отпуска удобно вести по следующей формуле:

Кол-во неотр. дн. = Кол-во дн. исп. отп. – (Кол-во дн. очер. отп. / 12 мес. * Кол-во мес. раб.).

Сумму отпускных за неотработанный период определим по такой формуле:

∑ О неотр. дн. = Кол-во неотр. дн. * Ср дн. зар.

Если в расчетном периоде происходило повышение окладов всем сотрудникам компании, то среднедневной заработок за месяцы, предшествующие месяцу повышения, придется умножить на поправочный коэффициент. Также придется рассчитать, сколько отпускных дней приходилось на месяцы до повышения зарплаты и месяцы после ее увеличения.

В этом случае формула расчета суммы отпускных примет более сложный вид:

∑ О неотр. дн. = Кол-во дн. отп. до повыш. з/п * Ср дн. зар. 1 + Кол-во дн. отп. после повыш. з/п * Ср. дн. зар.

Пример 3

Технолог Курбатов Е. Д. решил уволиться. Отпуск за 2019 г. использован полностью, работник отдыхал 28 дней согласно графику. К моменту увольнения бухгалтер получил следующие сведения:

авансом использован отпуск в количестве 14 дней;
среднедневной заработок для исчисления отпускных – 1150 руб.;
20 июня 2019 г. всем сотрудникам компании были повышены оклады;
окончание отпуска Курбатова Е. Д. пришлось на 30 июня 2019 г.;
оклад работника составлял 28000,00 руб. – до повышения и 30000,00 руб. – после повышения.

Сделаем расчет авансовых отпускных по приведенному выше алгоритму и выясним, много ли переплатила компания сотруднику:

Количество дней отпуска, приходящееся на период до повышения зарплаты – 11 (с 20 по 30 июня).
Количество дней отпуска, приходящееся на период после повышения окладов – 3 (14 – 11).
Сумма задолженности перед работодателем – 17003,57 руб. (3 дня * 1150 руб. + 11 дней * (1150 руб. * (30000 руб. / 28000 руб.)).

Эту сумму Карабутов Е. Д. получил перед уходом в отпуск авансом, но не отработал.

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск

Сумму переплаченных отпускных нужно удержать с увольняющегося работника, однако далеко не всегда его дохода бывает достаточно для погашения долга. Если взять данные предыдущего примера, станет понятно, что нужную сумму можно удержать с Курбатова Е. Д., если компания должна выплатить ему зарплату примерно за 13 дней.

В том случае, когда задолженность по зарплате окажется меньше, сотрудник должен добровольно погасить долг из собственных средств либо остаток задолженности придется удерживать с него частями.

Ст.138 ТК РФ ограничивает размер удержаний с зарплаты работника 20% дохода. В отдельных случаях размер удержаний можно увеличить до 50%.

Алгоритм расчета переплаты

При удержании денег за неотработанный отпуск нужно действовать в такой последовательности:

Найти записку-расчет формы Т-60, в которой есть данные о среднедневном заработке работника, использованном для исчисления суммы отпускных. Использовать именно эти данные нужно потому, что компания будет возвращать то, что уже выплатила, а не пересчитывать отпуск вновь.
Рассчитать количество дней отпуска, взятых авансом.
Определить сумму переплаты, перемножив среднедневной заработок и количество излишне отгулянных дней.
Удержать переплату с сотрудника (по возможности).

Оформление и удержание долга

Вариантов, как поступить с переплаченными отпускными, всего три:

Работник добровольно погашает долг (вносит деньги в кассу или перечисляет их безналично на счет фирмы).
Бухгалтер взыскивает 20% долга единовременно, остальное – в судебном порядке (ст.382-383 ТК РФ).
Компания прощает долг сотрудника.

Второй и третий варианты требуют оформления соответствующих приказов, с которыми увольняемого необходимо ознакомить под расписку.

Нюансы по налогам

Корректировка начислений отпускных приводит к изменению налоговой базы, и, как следствие, необходимости перерасчета налогов. Поскольку данная ситуация не является счетной ошибкой, все исправления делаются в текущем периоде.

НДФЛ

Работодатель исполняет функции налогового агента в отношении любых выплат персонала. Поэтому даже с суммы отпускных, выплаченных авансом, необходимо удерживать и выплачивать НДФЛ. Поскольку налог был удержан в момент расчета отпускных и перечислен до последнего дня месяца, в котором сотрудник уходил в отпуск, к моменту увольнения сумма НДФЛ обычно уже перечислена в бюджет.

Если работник решит возместить долг, излишне начисленной налог сторнируется. Тогда у компании возникает переплата по НДФЛ, которую можно вернуть из бюджета в общеустановленном порядке.

Излишне удержанный НДФЛ возвращается работнику. Кроме того, бухгалтеру необходимо сдать уточняющую декларацию 6-НДФЛ за период начисления отпускных. Если производится корректировка НДФЛ за прошедший год, придется подавать «уточненку» 3-НДФЛ.

В тех случаях, когда работник отказывается погашать задолженность, и долг ему прощается, корректировка по НДФЛ не требуется.

Налог на прибыль

Уменьшение расходов на оплату труда (куда входят и отпускные выплаты) влечет за собой увеличение налоговой базы по налогу на прибыль. Возможные варианты действий бухгалтера:

работник погашает долг либо компания истребует долг в судебном порядке – «лишние» отпускные сторнируются;
компания прощает долг – сумма переплаты исключается из налогооблагаемой базы (п.49 ст.270 НК РФ).

Страховые взносы

Сторнирование сумм авансовых отпускных приводит к уменьшению базы по страховым взносам в периоде начисления отпускных. Это влечет за собой необходимость сдачи корректировочных отчетов по форме РСВ-1 и 4-ФСС.

Если работник не возвращает использованные авансом деньги

Судебная практика взыскания переплаченных отпускных весьма неоднозначна. Случаев, когда работодатели обращаются к бывшим сотрудникам с соответствующими исками, довольно редки. Причин тому несколько:

обычно суммы переплат оказываются слишком незначительными для того, чтобы тратить время и силы на их истребование;
далеко не всегда у бывшего работника имеется доход, на который можно обратить взыскание;
положительное решение суда возможно в том случае, если удастся доказать неправомерные действия работника, приведшие к ущербу для предпринимателя (ст.248, 391 ТК РФ).

В то же время, аргумент о недостаточности средств для взыскания переплаты отпускных обычно удовлетворяет налоговых инспекторов и не влечет негативных последствий для компании.

Подпишитесь на свежие новости

Каждый работающий человек имеет право на отпуск. Он может отличаться по численности дней, взять его можно как в начале года, так и в другое время. Фактически дни отдыха предоставляются после определенного отработанного времени.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Мы редко задумываемся над тем, как соотносится период рабочего времени и отпуска. Однако, законодательно предусмотрено удержание денежных средств при увольнении, если отпуск уже отгулян.

В каких случаях появляются

В трудовом законодательстве существует понятие «отпуск авансом». Один из простых примеров — получение полноценного времени на отдых спустя полгода работы.

Если следовать букве закона, первый отпуск спустя 6 месяцев труда должен составлять лишь 14 дней. Получая 28 суток на решение личных проблем, поездку на дачу или курорт, работник пользуется четырнадцатью авансовыми днями.

Работодатель не имеет право предоставлять отпуск на меньшее количество дней, это указано в статье 115 ТК РФ. Данные нормы вводились не случайно. Они касаются здоровья граждан и требуются для полноценного восстановления сил.

В трудовом коллективе ведется график отпусков для удобства руководителей, бухгалтеров и самих работников. Если сотрудника отправляют отдыхать в начале года, создается прецедент, когда год еще не отработан, а отпуск уже отгулян.

Отрабатывая год не полностью, но получив отпуск авансом, гражданин должен иметь в виду, что в бухгалтерии имеют право удержать с него часть денежных средств.

Обязательно ли удерживать

При оформлении отпуска бухгалтер тщательно выверяет данные, подсчитывает отработанные дни. Дополнительно предоставляются отпускные.

В Трудовом кодексе предусмотрено право руководства компании на взыскание средств при увольнении сотрудника. Так как обязанностью это не является, то решать, взыскивать или нет, должны в каждом отдельном случае.

Данная процедура строго не оформляется, не предусматривает выпуска приказов и актов. Если принято решение о взыскании, то сотрудник информируется в устной форме, а для возврата суммы выпускается распоряжение.

Также администрации компании следует учитывать, что возможны ситуации, при которых взыскивать денежные средства нельзя.

Когда запрещается

Нельзя произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в следующих случаях:

если увольнение происходит на фоне ликвидации организации;
если работник попал под сокращение;
при смене собственников компании, когда увольнение производится вынужденное;
при форс-мажорных обстоятельствах;
если сотрудник скончался;
если причиной увольнения стала болезнь сотрудника или его призыв на военную службу.

Таким образом, следует внимательно изучать причины увольнения.

Размер суммы

Важное значение имеет размер удерживаемых средств. Эта информация будет полезна как работодателю, так и самому сотруднику.

Итак, если возникла ситуация, в которой администрация решает взыскать сумму выданных отпускных сверх нормы, то следует также учесть правило. При увольнении каждый работник получает расчет в виде одной или нескольких выплат. С каждой из них работодатель сможет взыскать только 20%. Ниже мы опишем порядок действий в данной ситуации.

Сумма отпускных к возврату рассчитывается бухгалтером идентично расчету отпускных. В основе формулы стоит показатель средней заработной платы. Точно выводится число дней, за которые отпуск был получен авансом.

Чтобы получить сумму к удержанию, понадобится это число дней умножить на среднюю дневную заработную плату.

Нередки обратные ситуации, когда отпуск не был использован. При увольнении работнику придется выплатить компенсацию.

Порядок действий

При обращении с заявлением на увольнение бухгалтерия запускает процедуру окончательного расчета сотрудника. Последовательность такова:

производится расчет удерживаемой суммы;
на фирменном бланке в произвольной форме бухгалтер оформляет внутреннее распоряжение о взыскании суммы (важно подробно расписать, за сколько дней отпуска производится перерасчет);
работник должен ознакомиться с распоряжением и вписать в него словами «с распоряжением ознакомлен», а также выразить письменно свое согласие и поставить подпись.

Как составить приказ и его образец

Утвержденной формы документа не существует. Сам текст оформляется на фирменном бланке в произвольной форме.

В нем обязательно должны присутствовать следующие данные:

фамилия, имя и отчество работника;
должность;
число излишне предоставленных отпускных дней;
итоговая сумма удержания;
с каких средств производится возврат суммы.

Отдельно следует отвести две строки для того, чтобы сотрудник написал в ней, что ознакомлен с ситуацией.

Данный документ может быть представлен в виде:

внутреннего приказа;
распоряжения.

Фактически документ идентичен приказам, которые позволяют удерживать суммы с работников за прогулы, нанесение материального ущерба и по иным причинам. Ниже представлен образец текста.

Составление данного документа позволит соблюсти формальности и порядок ведения учета денежных средств компании.

Как выполнить расчет

Расскажем подробнее о том, как производятся расчеты в связи с увольнением сотрудника, взявшего отпуск авансом за неотработанный год. Процедура не сложная.

Расчет производится на основании оформленного приказа об увольнении. Изначально рассчитывается количество целых месяцев и дней, которые человек отработал в компании. Начало отсчета — дата принятия на работу, конец — дата увольнения.

Количество дней округляется до полного месяца по общему правилу: если их более пятнадцати, то месяц прибавляется. Если меньше, то остается в расчете полное количество месяцев.

Затем высчитывается количество наработанных дней отдыха. Делается это просто по формуле:

ДО	дни отпуска (стандартно 28)
ОМ	отработанные месяцы в году

Например, сотрудник Антонов отработал в этом году 8 месяцев и 17 дней. В расчет берется 9 месяцев после округления. При этом он использовал отпуск в полном объеме. По формуле, приведенной выше, считаем: 28/12*9=21. Получается, что гражданин Антонов отработал 21 день отпуска, а за остальные 7 предусмотрен возврат.

Следующий расчет позволяет узнать, каков средний заработок сотрудника в день. Эти цифры легко определит бухгалтер, который постоянно насчитывает как заработную плату, так и отпускные.

Считаем: 38500/29,3=1314 рубля. Умножим эту сумму на 28 (число дней использованного отпуска) и получим 36792 рубля. Именно такую сумму получил Антонов после расчета отпускных.

Умножим 1314 на число дней неотработанного отпуска (7) и получим сумму для возврата. Итого 9198 рубля. Бухгалтера высчитывают эту сумму в программе, но могут перепроверить данные.

НДФЛ и взносы

Следует учитывать, что производить корректировки по бухгалтерскому учету и налоговому заранее неправильно. Делается это именно в тот месяц, когда был оформлен приказ об увольнении.

Перерасчету подлежат:

налог на доход физических лиц (НДФЛ);
налог на прибыль.

Страховые взносы не пересчитываются. Важный нюанс: если компания решила не взыскивать с работника средства, то и НДФЛ не следует пересчитывать, поскольку эти выплаты производятся в пользу работника. В данном случае перерасчету подлежит налоговая база учета налога на прибыль.

Размер излишне начисленных отпускных влияет на уменьшение базы перечисленных страховых, поэтому этот момент следует учесть.

Cледует помнить, что если с работника удержан НДФЛ выше необходимого, ему требуется сообщить об этом и подать соответствующее заявление на возврат.

Что делать если зарплаты не хватает для покрытия задолженности

Не всегда суммы расчетных средств при увольнении достаточно для того, чтобы покрыть долг перед компанией за использованный отпуск. В этой связи разъясним ситуацию.

Получить возврат от работника можно только с его согласия. То есть он должен поставить подпись под приказом или распоряжением. Кроме того, действует ограничение на изъятие средств только в размере 20% от одной выплаты.

Если средств не хватает, есть два пути:

работник самостоятельно возвращает остаток средств по личной инициативе;
возврат осуществляется через суд.

Так как суммы изъятия не велики, то организации крайне редко обращаются в суд с иском. Тем не менее, вернуть данные средства таким образом, выиграв процесс, вполне реально.

Особенности для пенсионера

Выход на пенсию — особый случай в жизни каждого работника. Работодателю же стоит понимать, что если в заявлении об увольнении сотрудник указывает причину «в связи с достижением пенсионного возраста», производить возврат средств за использованный отпуск не представляется возможным.

Формулировка может звучать иначе, но сути это не меняет: перерасчет не производится, внутренний приказ об удержании средств не оформляется.

Отправляясь за авансом отпускных дней, помните, что они предоставляются работнику в счет неотработанного полного года, то есть авансом. При увольнении придется вернуть часть полученных отпускных.

Работодатель может воспользоваться этим правом, но оно не является его обязанностью.

Компания может не взыскивать средства . Тогда стороны составляют соглашение о прощении долга по переплате отпускных, в котором указывают:

полное название организации;
ФИО сторон и должности;
число неотработанных дней;
сумму долга;
номер подтверждающего задолженность бухгалтерского документа.

Один экземпляр получает сотрудник, другой - работодатель.

Если принято решение удержать часть отпускных, работодатель должен выпустить приказ и поставить должника в известность.

Общая сумма, которую можно удержать по разным причинам, не должна превышать 20% от дохода сотрудника (согласно п. 1 ст. 138 ТК РФ) за минусом налоговых вычетов. В случаях, предусмотренных федеральными законами, она достигает 50%. И 70%, если он занят на исправительных работах, выплачивает алименты, возмещает вред, причиненный здоровью другого лица, преступными действиями или вред, закончившийся смертью кормильца.

В каких случаях не допускается удерживать средства с сотрудника?

ТК РФ лишает работодателя такого права, если:

В остальных случаях работодатель имеет право удержать часть средств, но она не должна превышать 20% от непосредственной заработной платы. То есть удержание не может осуществляться за счет других выплат.

Как оформить возврат отпускных?

В трудовом законодательстве не установлен четкий порядок составления приказа об удержании.

Приказ, написанный в произвольной форме, содержит :

ФИО работника;
занимаемую им должность;
число неотработанных дней;
сумму, которую удержит работодатель;
вид выплаты, с которой удержаны средства.

Работодатель должен засвидетельствовать ознакомление и согласие сотрудника его подписью. Это поможет им избежать разбирательств в дальнейшем.

Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом

Используют следующий механизм:

НДФЛ и налоговые взносы

Если сотрудник получил отпускные на большую сумму, чем фактически отработал, то база его налоговых отчислений была завышена. Дальнейшие коррективы в документации зависят от того, какое решение приняла компания.

Если стороны подписывают соглашение о прощении долга, НДФЛ и страховые взносы работника не пересчитываются.

Работодатель корректирует базу налога на прибыль, вычтя «прощеную» сумму из расходов на оплату труда (по п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Иначе она рискует попасть в экономически необоснованные расходы.

Если работодатель решил удержать средства, то это уменьшает НДФЛ и взносы в том месяце, когда сотрудник возвращает фирме неотработанную сумму. Корректировку документов проводят в день увольнения.

В 2-НДФЛ указывают, сколько работник получил в день окончательного расчета. Из этого вычитают удержанную сумму.

Приняв решение об удержании, организация обязана в 10-дневный срок письменно оповестить сотрудника о том, что из его отпускных за неотработанный отпуск удерживается часть НДФЛ. Тогда он пишет заявление о возврате суммы излишне уплаченного налога (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Больше информации о связанных с отпуском выплатами и обложении их страховыми взносами вы можете найти .

Что делать, если удерживаемой суммы не хватило, чтобы вернуть задолженность?

Иногда сумма удержания оказывается больше тех 20%, которые организация имеет право взыскать с него по закону.

Тогда у работодателя есть 3 варианта:

простить оставшуюся часть долга и составить соответствующее соглашение;
попросить увольняющегося работника погасить его по собственной воле через кассу компании или ее счет в банке;
обратиться в суд с требованием обязать работника вернуть деньги.

Однако работник не обязан идти навстречу . Попытки работодателя не отдавать трудовую книжку до погашения долга или влиять на него иными способами будут расцениваться как нарушение.

Из-за неоднозначности судебной практики по этому вопросу решение может быть вынесено как в пользу сотрудника, так и работодателя.

Каждый сотрудник может получить оплачиваемый 28-дневный отпуск после 6 месяцев деятельности на текущего работодателя. Если он уволится до окончания календарного года, то получится, что часть этого отпуска он не отработал. При увольнении организация имеет право взыскать с него оплату неотработанных дней отпуска, но не более 20% от суммы выплаты.

Случаи, когда средства не могут быть удержаны по закону, определены ст. 81 ТК РФ .

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .