Организация работы с потребителями контрагентами. Кто такие контрагенты предприятия? Как провести сверку взаиморасчетов с минимальными усилиями

⁰

С приходом нового интерфейса в «Управлении торговлей 1С» v. 8.2 ред. 11 появилось не только много возможностей, но и много вопросов. Один из них звучит так: «Партнер или контрагент - в чем разница и как ими пользоваться?».

В этой статье мы постараемся описать основные отличия и задачи, а также ответим на следующие вопросы:

Как можно создать партнера? Его основные отличия и задачи
Как можно создать контрагента? Его основные задачи
В каких справочниках и отчетах используется информация о партнерах и контрагентах?

Итак, начнем…

В программе управленческая и регламентированная информация разделяется по участникам бизнес-взаимодействий. Информация, которая фиксируются в справочнике «Партнеры», имеет управленческий характер, а регламентированная информация хранится в справочнике «Контрагенты». Записи о контрагентах - это записи о юридических (физических) лицах клиентов, поставщиков и т. д., информация о которых нужна для того, чтобы правильно выписывать регламентированные документы, отражать в учете операции, связанные с взаиморасчетами.

Справочник «Партнеры» и способы внесения информации в этот справочник

Справочник «Партнеры» объединяет всех участников бизнес-взаимодействий с предприятием. Ими могут быть клиенты, поставщики, конкуренты, холдинги в целом и входящие в них дочерние компании, филиалы, торговые точки, подразделения сторонних предприятий, с которыми осуществляется взаимодействие по каким-либо вопросам.

Справочник может иметь иерархическую структуру, записи о партнерах можно объединять в группы. Такое объединение удобно использовать для выделения компаний, являющихся холдингами.

Способ № 1 - через основной справочник

Для этого выбираем:

Меню – Нормативно-справочная информация – Партнеры

Ввод информации о новом партнере производится посредством помощника ввода нового партнера (кнопка «Создать») или с помощью копирования уже существующего партнера, через кнопку «Создать новый элемент копированием»:

В «Помощнике ввода» указываются все известные данные о партнере (наименование, контактная информация, идентификационная информация, информация о контактном лице и т. д.). При вводе нового партнера автоматически контролируется уже введенная информация о партнерах и отслеживается появление дублей партнеров в информационной базе.

После внесения данных программа автоматически записывает информацию не только в справочник «Партнеры», но и в дополнительные справочники: «Контрагенты», «Контактные лица». Для этого необходимо установить галочки в соответствующих полях и заполнить необходимую информацию, затем нажать кнопку «Далее»:

Попадаем в следующее окно, где для каждого партнера можно указать, какие бизнес-взаимодействия предусмотрены между ним и торговым предприятием, то есть кем он является - поставщиком, клиентом, конкурентом... С точки зрения торгового предприятия один и тот же партнер может быть одновременно и поставщиком, и покупателем, и конкурентом:

В этом же окне можно указать фактический и юридический адрес, группу доступа этого партнера:

А также головное предприятие, сегмент и канал первичного интереса, выбрав его из открывающегося справочника. Затем нажать кнопку «Далее».

На следующей вкладке заполняем банковские реквизиты - для этого ставим галочку в левом верхнем углу и в открывшихся полях вносим данные. Для продолжения нажимаем «Далее»:

После этого откроется форма для проверки заполненных данных по партнеру. Если информация внесена корректно, после проверки нажимаем кнопку «Создать»:

В открывшейся форме нажимаем «Записать и закрыть»:

В появившемся списке отобразился вновь созданный партнер:

Способ № 2 - через основной справочник продажи

Выбираем:

Продажи – Клиенты – Создать

Способ №3 - через документы продажи

Выбираем:

Открывается документ продажи, выбираем справочник «Клиент»:

В открывшемся справочнике нажимаем кнопку «Создать» и заполняем форму партнера как в способе № 1:

Способ №4 - через основной справочник «Запасы и закупки»

Выбираем:

Запасы и закупки – Поставщики – Создать

Способ №5 - через документы по закупке

В открывшемся справочнике выбираем «Создать», далее заполняем форму как при способе № 1.

Правила работы с поставщиком определяются в соглашении с поставщиком:

Правила продажи товаров и оказания услуг клиентам торгового предприятия определяются в соглашении с клиентом. При этом в предприятии могут быть определены типовые правила продаж, которые регистрируются в типовом соглашении. Типовое соглашение определяется для сегмента партнеров:

Один и тот же клиент может работать по различным соглашениям, в которых определены различные условия по продаже каждой группы (сегмента) номенклатуры. Предусмотрена также возможность определения правил продаж для конкретного клиента (индивидуальное соглашение):

Порядок использования соглашений для клиентов определяется в настройках программы:

Администрирование – Продажи

В том случае, если работа с клиентами ведется по одним и тем же правилам, устанавливается вариант использования «Не использовать»:

Общие правила для всех клиентов определяются в стандартном типовом соглашении:

Маркетинг – Настройки и справочники – Типовые правила продаж

Если на предприятии ведется комиссионная торговля, то отдельно определяются типовые правила продаж (комиссия). Все клиенты в этом случае работают в соответствии с типовыми правилами продаж. Изменять правила могут только те пользователи, у которых установлено право отклонения от условий продаж.

Для каждого партнера можно определить те условия, в соответствии с которыми он будет обслуживаться торговыми представителями. Информация об условиях обслуживания вводится в отдельном списке, который открывается из карточки партнера при выборе команды «Обслуживание торговыми представителями» в панели навигации формы.

Справочник «Контрагенты»

В справочнике «Контрагенты» хранится информация о тех юридических (физических) лицах партнеров торгового предприятия (поставщиков, клиентов) с которыми зарегистрированы регламентированные (финансовые) отношения со стороны торгового предприятия.

Информация о контрагенте (юридическом или физическом лице партнера) может быть зарегистрирована следующим образом.

Способ № 1

Если партнер имеет одно юридическое (физическое) лицо, то информация о контрагенте может быть введена в момент ввода нового партнера с использованием помощника ввода нового партнера. Новый контрагент будет создан автоматически после указания идентификационных данных партнера:

Способ № 2

Если партнер имеет несколько юридических (физических) лиц, то информация о контрагентах регистрируется после записи партнера (команда «Контрагенты» в панели навигации формы партнера):

Способ № 3

Через «Документы продажи» выбираем:

Продажи – Документы продажи – Создать

Открывается документ продажи, открываем справочник «Контрагент»:

Способ № 4

Через основной справочник «Запасы и закупки»:

Поставщики – Создать партнера

Ставим галочки, как в способе № 1.

Способ № 5

Через документы по закупке:

Запасы и закупки – Заказы поставщикам – Создать

Способ № 6

Через финансовые документы:

Финансы – Заявки на расходование ДС – Создать

Выбираем справочник «Контрагент», в открывшейся форме создаем нового контрагента:

Если партнер представляет холдинг, все предприятия которого работают от имени одного юридического лица, то информация об этом юридическом лице должна быть зарегистрирована для головного предприятия, а все остальные предприятия будут использовать эти данные.

Во всех документах программы, с помощью которых оформляются торговые и финансовые операции, обязательно указывается информация о партнере и контрагенте. Взаиморасчеты регистрируются в разрезе партнеров и контрагентов:

Предусмотрена возможность ведения взаиморасчетов в рамках договоров, которые заключаются между собственной организацией и контрагентом (организацией партнера).

В том случае, если отгрузка производится от имени одного юридического лица (контрагента), а оплата производится другим юридическим лицом, для взаимозачета задолженности используется документ «Взаимозачет задолженности».

Важно: ведение раздельных списков партнеров и контрагентов регулируется функциональной опцией «Независимо вести партнеров и контрагентов».

Администрирование – Маркетинг и CRM

Если предприятие не работает с партнерами, которые представляют холдинги (то есть все деловые партнеры работают от имени одного юридического лица), эту опцию можно отключить. При этом в документах нужно будет заполнять информацию только в одном поле (поставщик, покупатель, контрагент и т. д.).

Из формы контрагента можно получить информацию о взаиморасчетах с контрагентом, оформить и посмотреть список заключенных с ним договоров, список банковских счетов контрагента:

По итогам этой статьи видно, что новый справочник «Партнеры» имеет более гибкую аналитику и чаще используется в управленческом учете в данной конфигурации для обобщения информации по группам клиентов. Он является основным, в отличие от справочника «Контрагенты», который несет в основном информацию о движении взаиморасчетов между юридическими лицами, оставляя без внимания группировку юрлиц для нужд управленческого учета.

Лучший способ избежать партнерских рисков - не вести бизнес вообще. Или создать на пути возможных мошенников так много препятствий, чтобы сам процесс обмана превратился для них в тяжкую работу. Желательно, чтобы при этом вы не задушили свою родную компанию и не потратили на управление рисками всю прибыль.

В этой статье вы прочитаете:

Как проверить контрагента на добросовестность
Как бесплатно проверить контрагента
Как подготовиться с организации работы с контагентом

Организация работы с контрагентами несет определнные риски для компании. По мере развития бизнеса и увеличения числа компаний-контрагентов расширяются области возможных рисков. Переоценка своих возможностей партнерами, обман, мошенничество, сокрытие значимой информации - все это возможные источники серьезных потерь и негативных правовых последствий для вас. Что делать при организации работы с контрагентами? Проверять намерения и состояние, используя ряд правовых и коммерческих инструментов, и минимизировать выявленные риски там, где остается потенциал для здоровых деловых связей, но отказываться от отношений там, где риск не компенсируется преимуществами, которые сулят такие отношения.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!

Организация работы с контрагентами: кого проверять

Простое правило проверки контрагента на добросовестность: расходы на этот процесс должны быть соразмерны возможному риску и значимости отношений для вас. Вряд ли целесообразно полностью проверять информацию в отношении, например, компании по поставке канцтоваров и расходных материалов при незначительной сумме договора 3000 руб. Минимальные риски по данной сделке вряд ли будут оправдывать действия и затраты по полномасштабной проверке контрагента. В данном случае можно ограничиться получением от контрагента заверенных копий учредительных документов и документов, подтверждающих полномочия должностных лиц.

Напротив, производителю оборудования, который связан долгосрочными контрактами на поставку своей продукции, следует максимально серьезно проверять поставщиков деталей и комплектующих, чтобы избежать сбоев или даже прекращения поставок. И соответственно, самому не стать нарушителем договоров.

Ошибки директоров: 10 промахов, которые привели к краху

Особенно тщательно нужно относиться к экспортным сделкам и сделкам, предусматривающим возмещение НДС и учтенных расходов по налогу на прибыль, ведь они проверяются налоговыми органами наиболее тщательно.

Добровольное раскрытие

Согласие контрагента на проверку информации творит чудеса с юридической точки зрения. Вы сможете спокойно определить ключевые области проверки, запросите документы и обсудите результаты проверки. Воспользуйтесь опросными листами (их необходимо составлять вместе с юристом) - списком ключевых тем, по которым контрагент добровольно может раскрыть информацию о себе. Это гораздо эффективнее, чем сбор всех данных подряд, потому что ответы контрагента сразу выявят области, в которых он что-то умалчивает.

Здесь следует упомянуть об инструменте, который в международной практике называется audit clause. Это параграф в соглашении с контрагентом, дающий вам аудиторские права в отношении его деятельности, связанной с вами. Например, если вы передаете контрагенту свою интеллектуальную собственность, то имеете право прийти в его компанию, проанализировать содержание его информационных систем и меры защиты вашей конфиденциальной информации. Когда я впервые об этом услышал, задал вопрос: а кто же на это пойдет? Участвуя в тендерах международных компаний и подписывая подобные соглашения, мы быстро поняли, что это уже распространенная практика и что она позволяет компаниям эффективно управлять рисками, связанными с их партнерскими отношениями. При составлении audit clause нужно оговорить правовое регулирование доступа к информации третьих лиц, например соблюдение режима коммерческой тайны, нюансы обработки персональных данных и т. д.

Начальник отдела продаж: обязанности и функции

Если партнер, несмотря на заинтересованность в сделке, не соглашается на проверку добровольно, это плохой признак. Таким контрагентом придется заниматься дольше и тщательнее, чем обычно. Если в компании есть сотрудники, курирующие экономическую безопасность, юридический отдел - это работа для них, и главе отдела продаж стоит предупредить их о вероятности более глубокой, чем обычно, проверки. Однако если такие службы в компании не предусмотрены, а подстраховать партнеров все же необходимо, тогда проверьте информацию о потенциальном контрагенте(возможные вопросы, на которые у вас должен быть ответ, см. на рисунке 1), проанализируйте ваше сотрудничество на предмет особенно нежелательных рисков (см. рисунок 2).

1. Согласно постановлению правительства № 438 от 19.06.2002 «О едином государственном реестре юридических лиц» и п. 2 приложения № 1 к приказу МНС РФ № ГБ3–12/309 от 27.11.1998 «Порядок и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика», все регистрационные параметры должны содержать контрольную сумму.

Что проверять

Никто не знает ваш бизнес лучше вас самих. Определите, чего вы боитесь, начиная с самого страшного кошмара и заканчивая некритичными ситуациями, в которых просто не хочется оказаться. Представили? Большинство из них связано с риском финансовых потерь, не так ли? Поэтомустратегически проверка контрагента должна охватывать как минимум три ключевые области - финансовую состоятельность (чтобы оценить способность контрагента исполнять обязательства по договору), наличие связей с вашими сотрудниками (чтобы предотвратить воровство по сговору), репутацию контрагента и все обстоятельства, которые он упорно скрывает (чтобы выявить признаки планируемого мошенничества).

Например, вы хотите понять, способен ли поставщик выполнить обязательства по строительству дизельной станции в обозначенный срок. Определим основные риски и способы проверки.

Основными областями риска являются реальность намерений партнера исполнять обязательства (он вообще намерен что-то строить после получения предоплаты?), вероятность мошенничества (например, если он систематически не платит налоги или балуется двойными счетами, это, скорее всего, заденет и вас), вероятность нераскрытых рисков (появление обстоятельств, которые могут негативно повлиять на возможности партнера исполнять обязательства, например наличие хозяйственных и административных споров).

При проверке компании следует изучить данные контрагента (перечень общедоступных источников см. в таблице), опыт реализованных проектов, репутацию на рынке, профессиональную биографию собственников или ключевых сотрудников, наличие инфраструктуры, необходимой для работы. Оценке необходимо подвергнуть и саму бизнес-модель контрагента:предполагает ли она аутсорсинг или использует труд штатных сотрудников. Это позволит не только оценить качество исполнения договора, но и найти возможность снизить его цену. Возможно, компания не производит продукт или услугу, о поставке которых вы договорились, а просто выступает посредником в перепродаже. Тогда нужно понять, создает ли она добавленную стоимость. Если нет - разумнее отказаться от договора и найти прямого поставщика.

Хранение и использование перональных данных: 3 опасных мифа

Делать ли более глубокую проверку (на скрытые связи, политические риски, анализ системы принятия решений в компании) - решайте по обстоятельствам, в зависимости от контекста предполагаемых отношений.

Например, если вы опасаетесь рисков мошенничества со стороны сотрудников, собирайте о них информацию (адреса, телефоны, данные о родственниках 1) и сопоставляйте их с данными потенциальных контрагентов. Наличие какой-либо личной связи может стать сигналом о том, что назревает один из самых распространенных видов мошенничества - вывод активов через подставную компанию или некоммерческие условия партнерства (в том числе откаты).

1 Эти действия должны соответствовать федеральному закону от 27.07.206 №6 152-ФЗ «О персональных данных»

Оборотная сторона

Проверяя компанию, следует оценить и риски подобной проверки. Например, чрезмерные требования к чистоте истории компании могут отпугнуть потенциально выгодного и добропорядочного поставщика. В России, к сожалению, мало у кого получается с нуля и до расцвета вести абсолютно чистый, белый бизнес. Наличие каких-то мелких проблем в истории компании, например штрафа из-за несвоевременно представленных в ПФР, вряд ли можно признать основанием для недоверия. Возможно, компания не смогла отправить данные вовремя по объективным причинам, из-за болезни сотрудника. Это несущественное обстоятельство служба безопасности все равно наверняка будет оценивать не в пользу проверяемой компании. И задача руководителя - взять на себя ответственность и такие риски квалифицировать как незначительные.

Договор на оказание услуг: типичные ошибки

Велика вероятность неверно оценить и риски, исходящие от конкретных сотрудников, если нет полного представления о причинах и обстоятельствах. Посудите сами, менеджер вашего поставщика - честный, образованный молодой человек, который усердно трудится, выстраивая карьеру. Общение с вашим сотрудником из отдела закупок и налаживание с ним личных отношений - его прямая служебная обязанность.

Как проверка может предугадать, что у него, возможно, заболеет дочь и на операцию потребуются деньги, которые он выведет (или напрочь исключит для себя такую возможность) из вашей компании, договорившись с вашим сотрудником о двойных счетах? И всегда ли плохо, если ваш сотрудник привлек к сделке компанию своего родственника или бывшего партнера? Возможно, это сделано исключительно из благих намерений, из искреннего желания компании обрести партнера, который уж проверен и точно не подведет.

Законность

Существенным риском для вас при проверке может стать и конфликт в сфере информационного права, когда нарушается баланс между защитой прав человека и защитой законных прав третьих лиц. Проверяя связанных с вашим контрагентом физических лиц (а это неизбежно), вы накапливаете их персональные данные.

В отношении собранной информации всегда актуален вопрос о законности ее получения, а также о законности цели, для которой она собирается. В отношении отдельных категорий информации могут существовать особые правовые режимы (информация о частной и семейной жизни, коммерческая тайна, профессиональная тайна, государственная тайна и т. д.).

Дебиторская задолженность контрагентов: как вернуть свои деньги

Третий, не менее серьезный риск, с которым, к сожалению, часто приходится сталкиваться, - возможность во время проверки затронуть информацию о наличии у вашего контрагента связей в криминальном мире или неафишируемого административного ресурса. Не сомневайтесь, арсенал «крыши» будет активно использоваться против вас в случае любого конфликта. А скорее всего - и до его возникновения, поскольку о ведении проверок в отношении своих компаний «крыша» узнает очень быстро.

Проверить тысячи

В случае если число контрагентов у вашей компании не десять и даже не сто, а тысячи или даже десятки тысяч, ключевое значение при их проверке приобретают программные методы анализа информации.

Контрагенты не платят: жесткие методы борьбы с должниками

Можно автоматически вывести на экран контрагентов, которые, по мнению Федеральной налоговой службы, зарегистрированы по адресам массовой регистрации. Или тех, у которых адрес регистрации не совпадает с заявленным адресом, но зато совпадает с адресом сотрудника, которого вы не очень хорошо уволили несколько недель тому назад. Или увидеть, что в тендере участвуют три компании, связанные общими сотрудниками, родственники которых имеют отношение к вашим коллегам. Наверное, самое ценное - это инструменты визуализации, которые позволяют быстро, просто и наглядно показать сложные структуры, таящие в себе опасность.

Не самоцель

Чтобы при заключении каждой новой сделки не нужно было оценивать процедуру и глубину необходимой проверки во внутренних документах компании (положения, регламенты), целесообразно определить последовательность действий служб безопасности и порядок оценки результата проверок в зависимости от вида и цены конкретной сделки.

Проверка контрагента не несет ценности сама по себе. Все зависит от того, как вы воспользуетесь ее результатами. Вы можете отказаться от отношений, прояснить спорные моменты на переговорах, запросить дополнительную информацию или структурировать отношения таким образом, чтобы получить дополнительные инструменты контроля выявленного риска.

Таблица. Общедоступные источники информации

Название		Описание
SPARK http://spark.interfax.ru	Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в России, на Украине и в Казахстане.	Регистрационная и финансовая информация, поиск в архивах сообщений о банкротствах, решений арбитражных судов, списков недобросовестных поставщиков, сообщений информационных агентств.	Русский, английский
Statservice https://spravka.gnivc.ru		Официальный провайдер корпоративной и финансовой информации, зарегистрированной федеральными службами. Выполняет запросы в режиме online.
Prima-inform http://search.prima-inform.ru	Все ЮЛ и ИП, зарегистрированные в России.	Доступ к корпоративной и финансовой информации, зарегистрированной федеральными агентствами, поиск в архиве решений арбитражных судов, списках недобросовестных поставщиков, разыскиваемых лиц, идентификация местонахождения сотовых телефонов.
Valaam www.valaam-info.ru	Все ЮЛ, зарегистрированные в России.	Проверка корпоративных данных: название компании, формы собственности, адрес, статус (действующая или ликвидированная), список дат внесения изменений в регистрационные документы. Имена собственников и руководителей доступны на платной основе. Идентификация адресов массовой регистрации.
Disclosure http://www.disclosure.ru		Один из официальных провайдеров корпоративной и финансовой информации российских компаний, выпускающих ценные бумаги. Обеспечивает доступ к крупнейшему архиву официально раскрываемых документов.
«Коммерсантъ» www.kommersant.ru/bankruptcy		С 2008 года является официальным провайдером сообщений о банкротствах юридических лиц, зарегистрированных в России.
Архив арбитражных решений http://kad.arbitr.ru		Официальный архив решений арбитражных судов.
Федеральная миграционная служба http://services.fms.gov.ru		Проверка действительности российского паспорта.
Федеральная служба судебных приставов www.fssprus.ru		Реестр физических лиц, находящихся в розыске, списки арестованного имущества, переданного на торги в рамках процедуры банкротства, списки транспортных средств должников, находящихся в розыске.
«Вестник государственной регистрации» http://search.vestnik-gosreg.ru		Архив сообщений юридических лиц о принятии решения о ликвидации, реорганизации, изменении уставного капитала, иных сообщений, обязательных для публикации согласно законодательству. Доступ свободный.
Федеральная антимонопольная служба http://rnp-gz.fas.gov.ru		Реестр недобросовестных поставщиков. Доступ свободный.

Регулярное общение с контрагентами компании оказывается одной из основных функций бухгалтеров, которая отнимает достаточное количество рабочего времени. Поэтому четкая организация документооборота с внешними контрагентами очень важна.

Какие бывают контрагенты

Всех контрагентов можно разделить на две группы: контрагенты, от которых зависим мы, и контрагенты, которые зависят от нас.

С теми, кто зависит от нас, разговор короткий — если хотите работать с нами, выполняйте наши требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет их выполнять — мы можем поменять его на более адекватного.

А от кого зависим мы? Во-первых, от (налоговая инспекция, ПФР, миграционная служба и т. д.). Во-вторых, от поставщиков-монополистов (Газпром, РЖД…). В-третьих, от крупных покупателей нашей продукции. Таким контрагентам диктовать условия бессмысленно. Скорее, наоборот, нам приходится подстраиваться под их требования и сроки.

Почему так важно выделить привилегированных контрагентов

Начнем с контрагентов, от которых зависим мы. Четкий список таких VIP-контрагентов позволит существенно снизить расход ценного времени бухгалтерии. Как правило, мы возимся со всеми без разбора и тратим время на всех, включая самых мелких

Когда контрагенты разбиты на две части, то возиться нужно только с первой группой. Бывает, что бухгалтерия вынуждена сама делать документы за особо важных поставщиков и отвозить бумаги, а сотрудники компании-партнера только печать ставят и расписываются. А что делать? Мы от них зависим. Но, как показывает практика, таких избранных контрагентов набирается не более 10 процентов от общего числа.

Остальные 90 процентов автоматически попадают во второй список. Чувствуете, как теперь снизится ваша нагрузка?

Кто должен составлять перечень привилегированных контрагентов? Ни в коем случае нельзя делегировать эту задачу соседних подразделений, например коммерческому или начальнику отдела снабжения. Ведь тогда в него попадут практически все, с кем они работают.

Утверждение списка — прерогатива исключительно генерального директора. Руководитель заинтересован в том, чтобы перечень был максимально коротким. Ведь чем длиннее он будет, тем больше времени, а следовательно, и денег вправе потребовать за такое VIP-обслуживание

Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас

С контрагентами, которые зависят от нас, все просто. Первое, что нужно сделать при организации документооборота, — разработать регламентирующие документы на все случаи жизни и обеспечить доступ к ним. Для начала введем приемные часы для бухгалтерии и отдельно для главбуха. Далее график документооборота. Нужно комфортные для нас сроки поступления документов. И обязательно прописать порядок приема-передачи.

Затем имеет смысл разработать инструкцию по оформлению документов: акта, накладной, счета-фактуры. К ней лучше приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов, что документы, оформленные неправильно, приниматься не будут.

И последний момент — взаиморасчеты. Вводим новый порядок, по которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт корректно оформленными документами. Все отклонения от правила возможны только со служебной запиской от курирующего подразделения, завизированной у директора.

Чтобы донести эту информацию до контрагентов, можно создать информационный стенд перед входом в бухгалтерию или специальный раздел на сайте компании. Не лишним будет подготовить стандартный договор и указать в нем все условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов.
Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами.

Чтобы оперативно выявлять отклонения от установленных правил работы с контрагентами, надо настроить внутреннюю отчетность. Желательно создать несколько простых отчетов, каждый из которых будет решать одну задачу. Основными будут отчет о соблюдении графиков документооборота, контроль уровня дебиторской задолженности и отчет о ходе сверки взаиморасчетов.

В отчете о соблюдении графиков документооборота бухгалтер может увидеть бумаги, поступившие с опозданием или пока не пришедшие вообще. Чтобы картина была более наглядной, стоит оценивать не только суммы по документам, но и количество самих бумаг. К примеру, не получено документов на сумму 500 000 руб. И это может быть всего один счет, а может и 500. Контроль уровня дебиторской задолженности показывает незакрытые авансы. Отчет необходимо настроить в разрезе контрагентов, договоров и документов.

Чтобы получаемые из отчетов цифры были более наглядными, нужно предусмотреть возможность сортировки данных по срокам и по отделам. А для этого необходимо, чтобы за каждым договором было закреплено ответственное подразделение. Тогда вне зависимости от того, кто вносит в программу реквизиты нового документа, бухгалтер будет понимать, кто его курирует.

Отчет о ходе сверки взаиморасчетов — итоговый, поэтому о нем стоит поговорить отдельно.

Как провести сверку взаиморасчетов с минимальными усилиями

Сверку взаиморасчетов с контрагентами необходимо проводить ежегодно в рамках инвентаризации счетов учета Но можно делать ее и раз в квартал. А с компаниями, с которыми осуществляется большой объем сделок — ежемесячно.

Отчет о ходе сверки помогает сделать процесс более наглядным. Чтобы он начал помогать в работе, необходимо наполнить бухгалтерскую программу определенными сведениями. Прежде всего, это касается карточки контрагента. В нее включаем следующие поля: периодичность сверки (например, «раз в квартал») и сроки сверки (скажем, «с 1-го по 5-е число»). В отчет также стоит внести колонку «Ответственное подразделение». Это удобно для бухгалтерии: если в акте сверки с каким-либо контрагентом есть расхождения, то сразу понятно, к кому идти с просьбой разобраться. А заодно видно, с контрагентами каких подразделений больше всего проблем, за кем больше всего числится неподтвержденной задолженности.

Часть отчета с информацией о суммах советую сделать из трех колонок: «Сальдо расчетов (по нашим данным)», «Сальдо расчетов (по данным контрагента)» и «Разница сальдо». Строка «Итого» в отчете позволит оценивать состояние процесса сверки в целом. Для этого достаточно сопоставить значения сальдо по данным нашей компании и сальдо по данным наших контрагентов.

Как наладить отношения с контрагентами, если менеджеры не помогают

Для организации документооборота с контрагентами нужно, во-первых, установить контакты с бухгалтерией Ни в коем случае не стоит общаться с менеджерами другой компании! Мало того что это лишнее звено в цепочке только усилит эффект испорченного телефона, так еще и времени на объяснение того, что нам нужно, будет уходить гораздо больше.

Во-вторых, попытаться встать на место бухгалтера контрагента и понять, что ему мешает передавать документы вовремя и правильно оформленными. Возможно, удастся найти бесконфликтные способы решения проблем.

И в-третьих, разговаривать с других компаний доброжелательно и конструктивно, избегая неконкретных фраз типа «так положено по законодательству» или «это же очевидно, что нужно делать именно так». Лучше приведите ссылку на конкретный пункт нормативного документа. При таком стиле общения взаимопонимания удастся достичь гораздо быстрее.

П. Меньшиков ,
эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб

Чтобы повысить ликвидность компании, снизить потери из-за пренебрежительного отношения сотрудников к работе, сократить сроки закрытия отчетных периодов, стоит наглядно показать, как ухудшает состояние компании недостаточное внимание к финансовой стороне работы с контрагентами.

Оксана Михайлова, директор управления бюджетирования департамента экономики ООО «Росгосстрах»

Работа с контрагентами зачастую связана с проблемой несвоевременного выполнения обязательств, что напрямую сказывается на финансовых показателях компании: завышается дебиторская задолженность, возникают дополнительные расходы, связанные с необходимостью привлекать заемные средства, в целом снижается ликвидность. Несвоевременное представление документов оборачивается дополнительными налоговыми издержками. К тому же срываются сроки закрытия отчетных периодов и формирования отчетности. Кто должен отвечать за все это?

Чтобы разработать идеальную систему мотивации для финансовой службы, стоит для начала ответить на несколько вопросов

Необходимость перемен в работе с контрагентами

Финансовое подразделение обычно напрямую с контрагентами не контактирует, а делают это так называемые кураторы по договорам, которые распределены по различным подразделениям: ИТ, административный отдел, отдел маркетинга, PR, коммерческая служба, служба безопасности и т.п. Именно они, как правило, отслеживают всю работу с контрагентами: от заключения договора, до выполнения обязательств по нему. На них ложится и финансовая составляющая сделки: получение счетов, закрывающих документов, оплат. Зачастую бухгалтерия лишь время от времени напоминает сотрудникам нефинансовых подразделений о непогашенной дебиторской задолженности и непредставленной документации (актах, счетах-фактурах, накладных). А они, в свою очередь, пытаются уйти от ответственности, воспринимая данные функции как некий «довесок» к основной деятельности. К тому же обязанности эти не всегда прописаны в должностной инструкции, слабо контролируются профильными руководителями и в результате не воспринимаются серьезно.

Все это незамедлительно отражается на бизнес-результате. Ситуацию надо менять, последовательно и комплексно. Один из вариантов решения - разработка системы мотивации. Здесь возникают трудности. Если работу сотрудников продающих подразделений объективно оценить довольно просто - ее итоги характеризуются исчисляемыми показателями (например, выручкой) - и вознаграждение в большинстве случаев зависит от финансовых результатов, то с оценкой деятельности других подразделений все гораздо сложнее.

Решение проблемы затрудняется тем, что административный ресурс финансового директора далеко не всегда позволяет самостоятельно выстраивать бизнес-процессы, в том числе в других подразделениях, и влиять на «чужих» сотрудников. Чтобы добиться результата и решить проблемы, надо предпринять ряд последовательных шагов.

Задачи финансового директора по изменению работы с контрагентами

Разделение ответственности

Первая задача финансового директора - донести до всех руководителей мысль о том, что состояние баланса компании, в том числе дебиторской задолженности, - это результат деятельности всех подразделений, а не итог загадочных бухгалтерских манипуляций. Это одна из сложнейших задач, потому как многие руководители нефинансовых подразделений, как только слышат слова «баланс», «актив», «ликвидность», начинают зевать, уверенные, что их деятельность к этим понятиям не имеет отношения. Можно, конечно, на общем собрании руководства детально разобрать отчетность и попытаться ее совместно проанализировать. Однако лучше использовать более наглядный материал с максимально простым изложением информации (таблицы, диаграммы), с ограниченным объемом данных. Соберите и представьте в нем следующие показатели:

общую сумму дебиторки. Ее желательно разделить на задолженность по выплаченным авансам и клиентскую, указать долю просрочки (суммарно и в процентах) в разбивке по срокам просрочки;
сумму списанной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности;
сумму, которую в результате компания потеряла или недополучила из-за того, что деньги вовремя не поступили (подсчитайте, сколько свободных средств не разместили в банке; на какую сумму пришлось брать кредит, чтобы не допустить кассового разрыва, сколько выплатить по нему процентов и комиссий; сколько пришлось переплатить налогов из-за отсутствия первичных документов).

Разделите данные по профильным подразделениям (в денежном и процентном выражении), выделив «лидеров» в каждой из «номинаций». Например, в большинстве компаний затраты на подбор персонала в общей структуре расходов невелики. Следовательно, дебиторская задолженность по этим услугам, которые оплачены авансами, в общем объеме задолженности будет ничтожно мала. От такой статистики руководитель службы персонала, на первый взгляд, выигрывает. Но покажите, что 80 процентов приходится на просрочку. То есть за теми немногочисленными договорами с кадровыми агентствами, которые курируют сотрудники отдела персонала, никто не следит.

Вся эта занимательная математика очень проста, интересна и показательна. Ничто так не действует на директора компании и руководителей подразделений, как персонализация полученной статистики. Страна должна знать своих героев, и обновлять эти полезные знания стоит регулярно, желательно с динамикой. Тут как-то само собой возникает понятие о разделении ответственности и начинает прогрессировать «околофинансовое» сознание руководства.

Разработка регламента и системы мотивации сотрудников при работе с контрагентами

Как только вся статистика предоставлена, «кто виноват», определено, надо решать, «что делать». Хорошо, если профильные подразделения, проникшись всей остротой проб-лемы, начнут наводить у себя порядок самостоятельно. Но запала, скорее всего, хватит лишь на короткое время, или с появлением иных задач приоритеты поменя-ются.

Поэтому финансовому директору предстоит отладить процесс контроля в компании таким образом, чтобы все ответственные сотрудники осознали: взаимодействие с финансовой службой - неотъемлемая часть их обязанностей. Он должен выступить мето-дологом формирования бизнес-процессов и построения процедур взаимодействия с финансовой службой. Профильные подразделения также должны участвовать в разработке регламентов или как минимум согласовать их до начала исполнения. Для этого совместно с их руководителями финансовому директору нужно разработать изменения в должностных инструкциях и регламенты, прописать в них контрольные процедуры и систему мотивации. Регламенты должны быть четкими, понятными и реальными к исполнению. Важно выделить орган, конт-ролирующий исполнение процедур, и наделить его необходимыми полномочиями. Как правило, если в процедурах задействованы сотрудники различных подразделений, то регламенты закрепляются в приказах генерального директора.

Оценка работы с контрагентами

Далее необходимо сформировать набор ключевых показателей эффективности (KPI) и интегрировать их в принятую в компании систему мотивации. Это очень важная и интересная задача, которая открывает большой простор для улучшения многих финансовых показателей.

Разработка KPI для принятия ключевых решений и мотивации персонала. Видео

Главное - точно выбрать направления деятельности, которые наиболее нуждаются в улучшении. Показатели могут быть как относительные, так и абсолютные, как денежные, так и натуральные. Например, качество работы с контрагентами отражают количественные характеристики следующих показателей:

просроченная дебиторская задолженность (можно указать в денежном выражении, но лучше использовать процент по отношению к текущей задолженности, поскольку суммы контрактов у исполнителей различаются);
несвоевременно представленные закрывающие документы (количество и/или общая сумма по ним, доля в общей массе документов отчетного периода);
платежи (или услуги/работы/поставки), которые компания получила несвое-временно (сумма и сроки задержки);
некорректно оформленные закрывающие документы (количество и/или сумма подтверждаемых ими операций). Сотрудник, получая такие документы, должен их проверить, а не выполнять лишь курьерские функции. Большинство ошибок можно будет исправить до поступ-ления бумаг в бухгалтерию.

Если в оценке будет несколько показателей, то каждому из них нужно придать вес значимости (см. табл.). Например, организация заинтересована иметь все оригиналы договоров в срок, но эта задача менее важна, чем своевременное получение денежных средств за оказанные услуги, следовательно, вес итоговых оценок по этим направлениям должен быть разный.

Увеличение прибыли компании возможно при правильной мотивации персонала

Важно, чтобы сроки, используемые в расчетах, были реальными и достижимыми для сотрудников. Например, от подрядчика, который осуществляет ремонт, полный комплект закрывающих документов можно получить в течение трех рабочих дней после выполнения работ. Иначе эту компанию с легкостью можно заменить на любую другую, более дисциплинированную. И если акты от нее поступили лишь через две недели после выполнения работ - это явный показатель того, что сотрудник не сильно усердствовал. Совершенно другое дело - работа с монополистами, например, энергетическими компаниями, получение любых первичных документов от которых в течение двух недель можно расценить как большое достижение. Поэтому очень важно совместно с профильными подразделениями определить такие сроки, которые будут и выполнимы для сотрудников, и приемлемы для работы финансового подразделения.

После того как основные вопросы будут решены, необходимо подключить сотрудников кадровой службы. Они помогут определить или скорректировать методологию, выбрать подачу и оформление материала оценки, интегрировать нововведения в существующую в компании систему мотивации. Ведь мотивация - это их хлеб, и если вам удастся убедить коллег из отдела персонала, что вы совместно решаете важную для компании задачу, они будут очень конструктивны и открыты.

Оценка работы с контрагентами сотрудника нефинансового подразделения

Показатель	Шкала оценок	Показа- тели сотруд- ника за отчет- ный период	Баллы по шкале оценок	Вес показа- теля
Доля просроченной дебиторской задолженности по сопровождаемым договорам	0% - 10 баллов, до 3% - 7 баллов, 3-5% - 5 баллов, более 5% - 0 баллов	4%	5	0,5
Сумма поставок товаров (работ, услуг), по которым не представлены закрывающие документы	0 руб. - 10 баллов, до 100 тыс. руб. - 7 баллов, 100 тыс. - 500 тыс. руб. - 5 баллов, более 500 тыс. руб. - 0 баллов	50 тыс. руб.	7	0,4
Оригиналы договоров, просроченные к возврату в организацию	0 шт. - 10 баллов, до 10 шт. - 5 баллов, более 10 шт. - 0 баллов	0 шт.	10	0,1
Средний балл с учетом весов	6,3

Алгоритм: как правильно работать с дебиторской задолженностью
Как понять, что у контрагента финансовые проблемы
Для чего может понадобиться третейское соглашение
Какие показатели финансовой отчетности нужно проверять в первую очередь

Застройщик авансом оплатил услуги субподрядчика. Но тот сорвал сдачу объекта. На субподрядчике остался долг в размере 7 млн руб. Позже выяснилось: директор нерадивой фирмы каждые три года открывает строительную компанию, а затем закрывает ее с долгами, перерегистрируя на подставных лиц и адрес с выводом средств. Застройщик пригрозил должнику судом. В итоге стороны договорились о возврате долга ежемесячными платежами в течение года. Расскажу,используя несложный алгоритм.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Этап 1. Проверьте контрагента

Перед заключением договора соберите данные о потенциальном партнере. Воспользуйтесь сервисами проверки и официальными источниками. Проверьте четыре показателя.

Регистрационные данные компании. Дата регистрации, адрес, название, ОКВЭД, наличие лицензий. Обязательно пробейте адрес компании. В моей практике однажды выяснилось, что по указанному компанией адресу находится «Церковь адвентистов седьмого дня».

Данные о руководителе и учредителях. В каких компаниях они работают или работали раньше, каким образом ликвидировали компании, подавали ли на них судебные иски. Приведу пример. Поставщик предложил торговой сети поставку рыболовных принадлежностей перед сезоном по очень низкой цене. Поверхностная проверка выявила, что все коды ОКВЭД компании касаются производства и продажи мебели. Тогда изучили историю руководителя. Обнаружили, что он уже ликвидировал компанию с похожим названием и привлекался к уголовной ответственности за незаконное предпринимательство. Торговая сеть не стала заключать контракт. В противном случае директора сети могли привлечь за приобретение и сбыт имущества, полученного преступным путем.

Финансовое состояние компании по . Объем выручки, кредиторской и дебиторской задолженности, чистой прибыли. Если вы уже работаете с данным контрагентом на условиях отсрочки платежа, ежеквартально проводите мониторинг финансовой отчетности компании.

Состояние банка, в котором контрагент держит расчетный счет. Проанализируйте, какую оценку банку дают рейтинговые агентства, международные и национальные, а также оцените его финансовые показатели (чистую прибыль, активы и т. п.). Это поможет избежать заморозки средств, если банк лишат лицензии.

Этап 2. Тщательно готовьте договор

Вы определили, что контрагент не «однодневка». Но и реальные компании могут испытывать финансовые трудности или нарушать условия договора.

Так, я знаю строительную организацию, которая, несмотря на хорошее финансовое состояние, оплачивает поставки товара на сумму менее 1 млн руб. исключительно через суд. Советую включить в договор пункты об оплате ваших покупок только по факту поставки, в том числе частей партии, или с отсрочкой, а о продаже ваших товаров только по предоплате.

Прежде чем работать с контрагентами, проанализируйте контракт на наличие уловок, которые позволят контрагенту безнаказанно нарушать условия. Пример уловки: пункт об отказе принимать возврат испорченного хрупкого товара. Часто в договорах не прописывают обязанности заказчика, порядок, сроки и условия приемки и поставки товара, условия предъявления претензий. Из-за этого заявителю трудно доказать свою правоту в суде.

Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы не поссориться с партнерами

Этап 3. Поручите контролировать исполнение договора конкретному сотруднику

В небольших компаниях это делают менеджеры по продажам, в крупных – специальные сотрудники, клиент-менеджеры. После поставки напомните о необходимости оплаты за три дня до даты платежа. В дальнейшем звоните каждый день, пока счет не оплатят. В случае закупки позвоните за три дня до даты отгрузки и уточните, не изменились ли сроки, нет ли препятствий для отгрузки.

Этап 4. Отправляйте претензию сразу после просрочки

Клиент вовремя не отгрузил или не оплатил товар? Отправьте на его имя претензию на следующий же день.

Установите жесткие сроки для оплаты, поставки либо для возврата товара или аванса. Выставьте дополнительные требования, если договор изначально был составлен некачественно. Заверьте у нотариуса электронную переписку с контрагентом. Это очень важное действие, которое поможет вам выиграть судебное дело. Распечатанная электронная переписка сама по себе не является доказательством в суде. Для этого есть особая процедура: нотариусы изучают переписку, фиксируют ее содержание в протоколе, а распечатку заверяют. Оформленные таким образом доказательства воспринимаются судом как допустимые.

Этап 5. Не затягивайте с судебным иском

Если вы досконально проверили контрагента, то до четвертого и пятого этапа вряд ли дойдете. Потому что с ненадежными партнерами работают без рисков: поставки по авансу, закупки с отсрочкой или с оплатой по факту. А с надежными контрагентами проблема дебиторской задолженности почти всегда решается еще на третьем этапе. Но человеческий фактор нельзя исключать. Тогда готовьте судебный иск без промедления.

Заключение договора с контрагентами: 3 условия, позволяющие уменьшить размер дебиторки

Экспертное мнение

Илья Попов, Независимый финансовый эксперт, Москва

Несколько советов, как работать с контрагентами в условиях экономической нестабильности.

Совет 1. Проведите анализ банков, обслуживающих ваших клиентов.

Совет 2. Подпишите с клиентом соглашение о безакцептном списании денежных средств с его расчетного счета.

Совет 3. Вставьте в договор фразу: «Все споры по настоящему договору передаются на разрешение по выбору истца или в государственный суд (пример: в Арбитражный третейский суд г. Москвы)». Пункт о третейском соглашении включают в раздел «Порядок разрешения споров», в новый договор, в дополнительное соглашение к договору при просрочке или оформляют в виде отдельного соглашения. Третейский суд выносит решение по делу за 14 дней от даты подачи заявления. Кроме того, в суд можно не приезжать самостоятельно, а общаться через его личный кабинет по видеосвязи. Так удобнее работать с региональными клиентами.

Совет 4. Отгружайте товар с отсрочкой платежа только по предоставлению банковской гарантии. Если клиент не оплатит долг, вы предъявите документ банку и получите свои деньги за отгруженный товар.